Początek nowego roku - obowiązki przedsiębiorcy

2022-02-16

Początek nowego roku kalendarzowego to dla przedsiębiorcy mnóstwo obowiązków i dodatkowej pracy. Poprzedni rok należy zamknąć, ustalić budżetowanie na kolejny i zaktualizować wszelkie umowy i zobowiązania. To tylko kilka z ważnych i znaczących zadań. Tak naprawdę początek roku obfituje w wiele zadań, których nie widać w działalności firmy, ale są one znaczące pod względem jej bezpieczeństwa finansowego i funkcjonowania. Wśród nich najważniejsze są rozliczenia z urzędami.

 

Obowiązki pracodawcy względem pracowników

Jeżeli chodzi o pracowników to tu szczególne znaczenie ma sam przełom roku, a nie tylko początek nowego. Trzeba bowiem rozliczyć pracowników z realizowanych przez nich obowiązków, jeżeli w regulaminie zakładu pracy przewidziane są premie roczne, to należy je przyznać i przeanalizować wszystkie wykorzystane dni urlopu oraz zweryfikować, kto z tego urlopu jeszcze nie skorzystał.

 

Jeżeli chodzi o urlopy, to wszystkim pracującym należy udzielić urlopu na wszystkie zaległe dni, żeby nie pojawiły się zbyt duże zaległości w kolejnym roku pracy. Jeżeli pracownicy nie wykorzystają swoich dni wolnych lub z końcem roku kończą również współpracę z pracodawcą, to należy im wypłacić ekwiwalent, zgodnie z obowiązującymi obecnie zasadami, które zostały zmienione w 2020 roku. Pracownicy, którzy pozostają w zakładzie na kolejny rok, mogą przenieść swój urlop wypoczynkowy, ale są zobowiązani do wykorzystania go do końca września.

 

Wszystkim zatrudnionym należy przyznać nowe urlopy, przysługujące im na nowy rok oraz stworzyć plan urlopów. Stworzenie planu na początku roku pozwala uniknąć sytuacji konfliktowych, gdy kilku pracowników chce mieć wolne w tym samym czasie, a to mogłoby sparaliżować pracę na zbyt długo.

 

Początek roku to również weryfikacja umów zawartych z pracownikami. Trzeba zaktualizować ich czas pracy, ustalić harmonogram, szczególnie w przypadku pracy zmianowej oraz zweryfikować pensje i zatwierdzić to odpowiednimi aneksami do umów.

 

W przypadku pracowników zarabiających najniższą krajową pensję, pracodawca musi podnieść im wynagrodzenie zgodnie z przepisami, które w 2022 roku podnoszą minimalne wynagrodzenie za pracę.

 

Rozliczenia z urzędem skarbowym

Do końca stycznia pracodawca ma obowiązek przygotowania dla swoich pracowników deklaracji rozliczeniowych PIT-11 i przesłania ich do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę firmy. To samo rozliczenie musi trafić bezpośrednio do pracowników do końca lutego.

 

W przypadku przedsiębiorstw, które posiadają osobowość prawną, początek roku to również czas na rozliczenia CIT.

 

Osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczają się tak samo, jak pracownicy. Oznacza to, że czas na złożenie własnych deklaracji mają do końca kwietnia roku następującego po roku rozliczanym.

 

Regulacja stosunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Do końca stycznia pracodawca ma obowiązek przekazać Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych dokument ZUS IWA za rok poprzedni. Jest to informacja o wypadkach przy pracy, do których doszło w roku ubiegłym oraz o liczbie osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

 

Jeżeli przedsiębiorca składał ten dokument przez trzy kolejne lata, to ZUS wyliczy mu stopę procentową składki za ubezpieczenie wypadkowe. Jeżeli jednak w ciągu tych trzech lat nie składał chociaż raz, to musi samodzielnie sobie tę stopę ustalić na podstawie tabeli grup przedsiębiorstw.

 

Nie każdy przedsiębiorca musi składać ten dokument. Robią to wyłącznie ci, którzy spełniają warunki określone w ustawie (czas zgłoszenia jako płatnik składek; zgłoszenie do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej 10 osób w określonym czasie; wpisani do rejestru REGON).

 

Zobowiązania wobec GUS

Niektórzy pracodawcy mają też swoje zobowiązania wobec Głównego Urzędu Statystycznego. Muszą złożyć sprawozdania, które następnie wykorzystywane są do sporządzenia ogólnopolskich sprawozdań. Chodzi mianowicie o wypełnienie formularza dotyczącego popytu na pracę; wynagrodzeń, zatrudnienia i czasu pracy jednostki; warunków pracy).

 

Jak widać, przedsiębiorcy obłożeni są wieloma dodatkowymi zadaniami, które muszą wykonać z początkiem nowego roku. W większości przypadków terminem ostatecznym jest koniec stycznia, więc ten miesiąc okazuje się najbardziej pracowity.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość