Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

2021-11-08

Jednym z obowiązków przedsiębiorcy, który prowadzi własną działalność gospodarczą jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych. W tym celu powinien wprowadzić własny system archiwizacji, by wszystkie dokumenty były uporządkowane i zorganizowane. Jednocześnie powinny być one uszeregowane chronologicznie. Jest to istotne z punktu widzenia ewentualnej kontroli.

 

Dlaczego potrzebny jest system archiwizacji?

System archiwizacji potrzebny jest przede wszystkim do tego, by z jednej strony nie przechowywać nadal dokumentów, które już nie są potrzebne i dawno straciły ważność. Niepotrzebnie zajmują tylko miejsce i wprowadzają niepotrzebne zamieszanie. Z drugie strony zaś taki system pozwala uchronić przedsiębiorcę przed zniszczeniem lub usunięciem dokumentów, które jeszcze powinien przechowywać, ponieważ nadal mogą być przedmiotem kontroli skarbowej lub z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

 

Przechowywanie dokumentów księgowych

Zgodnie z przepisami zebranymi w Ordynacji Podatkowej, każdy przedsiębiorca, który prowadzi własną działalność gospodarczą jest zobowiązany do przechowywania dokumentów księgowych do momentu ich przedawnienia. W skład dokumentów księgowych wchodzi między innymi Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów w przypadku podatników, rozliczających się w oparciu o skalę podatkową oraz ewidencja sprzedaży prowadzona przez podatników, którzy rozliczają się ryczałtem.

 

Ustawodawca nie ograniczył jednak obowiązku przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie do tych dwóch zestawień. Zgodnie z przepisami, podatnik jest zobowiązany do archiwizowania również:

 

• rejestrów VAT;
• dowodów sprzedaży, wśród których znajdują się faktury nabycia i sprzedaży, rachunki, faktury korygujące oraz noty korygujące, noty księgowe oraz wszelkie dokumenty wewnętrzne;
• ewidencji środków trwałych;
• ewidencji przebiegu pojazdów;
• dokumentów inwentaryzacyjnych.

 

Wszystkie dokumenty powinny być prawidłowo opisane i uszeregowane oraz pogrupowane zgodnie z okresami, których dotyczą.

 

Jak długo należy przechowywać dokumentację?

Zgodnie ze wspomnianą już Ordynacją Podatkową, przeterminowanie ważności dokumentów księgowych następuje po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

 

Uniezależnienie okresu nieważności dokumentów od daty ich wystawienia powoduje, że podatnikom łatwiej jest przechowywać i archiwizować potrzebne dokumenty oraz usuwać te, które już nie wymagają przechowywania. Dla zobrazowania, kiedy dokumenty tracą ważność można posłużyć się przykładem:

 

Jeżeli podatnik zapłacił podatek za rok 2020 w kwietniu 2021 roku to dokumenty jego tracą ważność z końcem roku 2026.

 

Przechowywanie dokumentów ZUS

Podobnie rzecz wygląda z przechowywaniem dokumentów przygotowywanych i przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Zdrowotnych.

Regulacje w tym zakresie wprowadza ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z zawartymi w niej przepisami, płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania takich dokumentów, jak:

 

• kopie deklaracji rozliczeniowych;
• imienne raporty miesięczne;
• dokumenty korygujące te dokumenty.

 

Okres przechowywania to pięć lat od dnia ich przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie pisemnej lub elektronicznej. Warto jednak pamiętać, że pięcioletni okres dotyczy wyłącznie dokumentów przekazanych od dnia 1 stycznia 2012 roku (a zatem ich okres przechowywania upływał stopniowo od stycznia 2017 roku). Deklaracje przekazane do grudnia 2011 roku obciążone są jeszcze dziesięcioletnim okresem przechowywania, a co za tym idzie dopiero w roku bieżącym (2021) można je usuwać z archiwum).

 

Przechowywanie dokumentów pracowniczych

Przechowywanie dokumentów pracowniczych reguluje natomiast Kodeks Pracy i tam przedsiębiorca znajdzie informację, że jego obowiązkiem jest przechowywanie dokumentów związanych z nawiązanym stosunkiem pracy przez okres 50 lat od momentu zakończenia współpracy z osobą zatrudnioną.

 

Jak widać okresy przechowywania dokumentów różnią się od siebie, stąd właśnie zachodzi konieczność zapoznania się z tymi okresami i ich bezwzględne respektowanie.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość