Ewidencjonowanie sprzedaży bez kasy rejestrującej

2022-03-14

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie wszystkie podmioty gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Nie zwalnia to ich jednak z prowadzenia ewidencji sprzedaży w ogóle. Jak zatem odnotować transakcje, do których doszło, jeżeli kasa rejestrująca nie jest obowiązkiem? Oto najważniejsze informacje w tym temacie.

 

Ewidencjonowanie sprzedaży

W przypadku tych podmiotów, którym przysługuje prawo do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących i korzystających z tego prawa, dostępne są jeszcze dwa sposoby rejestrowania sprzedaży. To faktura i rachunek. Zdarza się jednak tak, że kontrahent nie chce ani rachunku, ani faktury.

 

Czy wobec takiej sytuacji przedsiębiorca i tak musi je wystawić? Czy jest może zwolniony z zarejestrowania takiej transakcji? Jak powinien postąpić?

 

Otóż, mimo tego, że kontrahent nie jest zainteresowany otrzymaniem dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji, sprzedawca nie jest zwolniony z jej ewidencjonowania. Jak powinien to zrobić?

 

Strategie są dwie. Wiele bowiem zależy od charakteru samej sprzedaży: czy jest to transakcja, która odbywa się stacjonarnie, czy przeciwnie – jest to sprzedaż wysyłkowa.

Te dwie sytuacje należy przeanalizować osobno.

 

Sprzedaż stacjonarna i jej ewidencjonowanie

W przypadku sprzedaży stacjonarnej lub wysyłkowej, ale z opcją płatności gotówkowych, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia osobnej ewidencji dla sprzedaży bezrachunkowej (i bezfakturowej). Sam dokument powinien mieć postać broszury. Ma być na stałe spięty i umożliwiać prześledzenie dokonanych transakcji.

 

Przepisy nie określają jednoznacznie wzoru takiej ewidencji, ale wskazują na kilka elementów, które muszą się w niej obowiązkowo znaleźć.

 

Ewidencja sprzedaży stacjonarnej bezrachunkowej powinna mieć ponumerowane strony w kolejności oraz tabelę numeryczną, w której numerowane są kolejne pozycje. To właśnie pozwala na prześledzenie dokonanych transakcji w kolejności.

 

Dalej, po numeracji stron i numeracji pozycji powinna znaleźć się rubryka, w której przedsiębiorca odnotuje datę uzyskania przychodu.

Najlepiej zatem prowadzić taką ewidencję w formie tabeli, gdzie poszczególne kolumny będą odpowiadały elementom wymaganym przez ustawodawcę.

 

Po dacie uzyskania przychodu powinna znaleźć się kolumna z informacją na temat wartości przychodu brutto, a dalej miejsce na ewentualne uwagi. Na dole tabeli powinna znaleźć się rubryka, w której przedsiębiorca podsumowuje wartość przychodu uzyskanego w ciągu danego dnia.

 

W przypadku przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na odprowadzanie podatku VAT lub nie przysługuje im zwolnienie z podatku, konieczne jest również wprowadzenie do ewidencji kolumn, które pozwolą na prawidłowe opodatkowanie podatkiem VAT i ewidencjonowanie tych rozliczeń. Można więc wprowadzić kolumnę z wartością sprzedaży netto, stawką podatku VAT oraz kwotą podatku, jaka należna jest za poszczególne pozycje sprzedaży.

 

W takim przypadku na dole tabeli powinny się znaleźć też  rubryki, w których podsumuje sprzedaż netto oraz należny podatek.

 

Ewidencja powinna być przechowywana w miejscu prowadzonej sprzedaży, a na koniec dnia przychód, który zostaje z niej uzyskany należy wprowadzić do Księgi Przychodów i Rozchodów, jako jedną pozycję. Z tego właśnie powodu konieczne jest podsumowanie wartości transakcji z danego dnia.

 

Sprzedaż wysyłkowa i ewidencja transakcji

Ustawodawca zdecydował, że podstawą do ewidencjonowania takiej sprzedaży mogą być wyciągi bankowe, które zawierają listę przeprowadzonych transakcji. Warunkiem jednak, by taki wyciąg uwzględnić jest możliwość jednoznacznego zidentyfikowania przelewu z transakcją. Niestety, nie zawsze jest to możliwe. Klienci nie zawsze wprowadzają poprawne tytuły przelewów, a dodatkowo, gdy przedsiębiorca korzysta z programów do płatności online, te tytuły modyfikuje sam program, co utrudnia identyfikację z konkretnym zdarzeniem gospodarczym.

 

Przedsiębiorca może wówczas prowadzić ewidencję, jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej i dołączać ją do wyciągów. Coraz częściej stosowana jest też praktyka drukowania wyciągów z programu do płatności online. Nie jest to jednak dokument księgowy i jako taki nie musi być zaakceptowany przez organ podatkowy. Z uwagi na to, że ułatwia identyfikację organy podatkowe coraz częściej akceptują takie rozwiązanie. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to uregulowane żadnymi przepisami.

Jak widać, nieco inna strategia obowiązuje w przypadku sprzedaży wysyłkowej i stacjonarnej, choć w pewnych aspektach mogą się one pokrywać ze sobą.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość