Ujęcie wydatku w kosztach uzyskania przychodu bez faktury

2022-10-05

Podstawą ewidencjonowania wszelkich poniesionych wydatków są dokumenty księgowe. Wśród nich najczęściej stosowane są rachunki i faktury. Ich gromadzenie i przechowywanie jest jednym z najważniejszych zadań księgowości. W razie kontroli bowiem to właśnie te dowody księgowe są w pierwszej kolejności weryfikowane. Co zrobić w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma ani faktury ani rachunku? Czy takie wydatki również da się zaksięgować?

 

W pierwszej kolejności należy zastanowić się, jakie wydatki w ogóle można księgować i jak to robić, by następnie przeanalizować sytuację braku dokumentu.

 

Koszty podatkowe

Wydatkiem, który można uznać za koszt uzyskania przychodu można określić każdy wydatek, który spełnia kryteria opisane w artykule 22. ustęp 1. ustawy o PIT.

 

Zgodnie z tym zapisem kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu, pozyskania jego źródła lub zabezpieczenia tego źródła.

 

Ponadto, ustawodawca określił jeszcze inne warunki:

• wydatek musi być poniesiony przez podatnika;
• jest to wydatek poniesiony bezzwrotnie;
• jest w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością;
• realizuje cel, jakim jest uzyskanie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła;
• został prawidłowo udokumentowany;
• nie znajduje się w katalogu wydatków, który został spisany w artykule 23. ustęp 1. ustawy o PIT.

 

Jak widać, ustawodawca dość precyzyjnie określił, jakie wydatki można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie zaznaczył, że muszą być one prawidłowo udokumentowane. Ciekawostką natomiast jest fakt, że nie zostało tu zapisane jednoznacznie, że tym dokumentem musi być faktura – i właśnie ten zapis jest podstawą do dalszych rozważań.

 

Dowody księgowe

Na gruncie przepisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, PIT i prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów zostało dokładniej wyjaśnione, co może być dokumentem księgowym, a jednocześnie dowodem przeprowadzenia zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego faktycznym przebiegiem. I tak, na mocy tych przepisów dowodem księgowym są przede wszystkim faktury, dokumenty celne zwane również fakturami oraz rachunki. Jeżeli jednakże nie ma możliwości, by pozyskać, któryś z tych dokumentów, wówczas dowodem księgowym mogą być inne dokumenty.

 

Żeby wystawiony dokument spełniał warunki dowodu księgowego musi wiarygodnie wskazywać strony transakcji, której dokument dotyczy. Ponadto, musi podawać datę wystawienia tegoż dokumentu oraz datę przeprowadzonej transakcji. Jeżeli są to daty tożsame, to wystarczy wskazać tylko jedną – zaznaczając, że dotyczy obydwu zdarzeń (transakcji i wystawienia dokumentu).

 

Dokument może być uznany jako dowód księgowy jeżeli w swojej treści wskazuje również na przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość oraz ilościowe określenie. Jeżeli transakcja dotyczy towarów, które są wymierne wówczas należy podać również jednostki, których dotyczy transakcja (masę, ilość, długość itp. - zależnie od jednostki rozliczeniowej). Ważne też, by dokument został podpisany przez osoby, które są uprawnione do prawidłowego dokumentowania transakcji i operacji gospodarczych.

 

Tak przygotowany dokument musi też być opatrzony numer, zgodnie z prowadzoną w przedsiębiorstwie numeracją.

 

Zgodnie z tymi przepisami okazuje się, że wydatek może zostać udokumentowany inaczej niż za pomocą faktury. Dowód księgowy musi jednak spełniać powyższe wymagania i pozwalać na jednoznaczne rozpoznanie stron transakcji oraz przeprowadzoną operację.

 

Czy można tymczasowo wykorzystać inny dowód księgowy?

Ważną kwestią jest jednak fakt, że z innego dowodu księgowego można skorzystać wyłącznie wówczas, gdy brak faktury jest trwały i niezmienny. Jej zagubienie (można wnioskować o duplikat), zniszczenie lub jakakolwiek inna tymczasowa utrata lub otrzymanie jej z opóźnieniem nie uprawnia do skorzystania z możliwości, jaką daje wystawienie innego dokumentu księgowego.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość