Rachunek uproszczony a faktura

2022-11-16

W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy mogą korzystać z dwóch głównych rodzajów dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji. To rachunek uproszczony i faktura. Każdy z nich odznacza się pewnymi cechami charakterystycznymi. Każdy też niesie ze sobą nieco inne skutki podatkowe. Czym różnią się między sobą te dokumenty i co je charakteryzuje? Oto najważniejsze informacje.

 

Faktura i rachunek

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność jest zobowiązany do wystawiania dokumentów, które potwierdzają przeprowadzone przez niego transakcje. Osobom fizycznym można do tego celu wręczać paragon. Jeżeli jednak drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, wówczas konieczne jest wystawienie rachunku lub faktury.

 

To najważniejsza cecha, która łączy obydwa dokumenty. Po za tym, każdy z nich nieco się różni. Poniżej znajdują się wszystkie najważniejsze elementy każdego z nich.

 

Faktura VAT

Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy przedsiębiorca, który jest zarejestrowany jako czynny płatnik podatku VAT musi wystawiać swoim kontrahentom faktury. Od tej zasady praktycznie nie ma żadnych wyjątków.

 

Przepisy ustawy o VAT precyzują, czym jest ten dokument. Zgodnie z zawartymi tam regulacjami faktura może być dokumentem papierowym i elektronicznym. Ma określony układ i powinny się w niej znaleźć wszystkie informacje, które wspomniana ustawa wymienia.

 

Faktura może być wystawiona najpóźniej do dnia 15. następnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Można też wystawić fakturę przed transakcją. W tym wypadku można to zrobić najwcześniej na 60 dni przed sprzedażą.

 

Jeżeli przedsiębiorca nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT, ale jego kontrahent zgłosił żądanie wystawienia faktury, to podatnik, niebędący czynnym podatnikiem podatku VAT, takie żądanie musi spełnić.

 

Wobec takiej sytuacji przedsiębiorca musi wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż, jeżeli żądanie zostało zgłoszone w dniu sprzedaży. Jeżeli jednak przedsiębiorca zgłosił żądanie już po zamknięciu transakcji a ma na to trzy miesiące, wówczas sprzedawca ma 15 dni na spełnienie tego żądania i wystawienie faktury.

 

Rachunek uproszczony

Jeżeli przepisy nie wymagają wystawienia faktury i żądania takiego nie zgłosił też kontrahent, wówczas przedsiębiorca może wystawić rachunek uproszczony, który stanowi dokument księgowy, który potwierdza dokonanie sprzedaży towaru lub wykonanie usługi.

 

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia rachunku dla odbiorcy towaru lub usługi, ale terminy jego wystawienia są różne.

 

Jeżeli kontrahent zgłosił żądane wystawienia rachunku przed transakcją, wówczas przedsiębiorca musi to zrobić najpóźniej do siedmiu dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

 

Jeżeli jednak kontrahent zgłosił żądanie wystawienia rachunku po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi, wówczas przedsiębiorca ma na to siedem dni od dnia otrzymania żądania.

 

Jeżeli żądanie wpłynie do sprzedawcy towarów lub usług po upływie trzech miesięcy od momentu realizacji transakcji, wówczas sprzedawca w ogóle nie musi tego żądania uwzględniać. Obowiązek wystawienia rachunku już na nim nie spoczywa.

 

Podsumowanie

Zgodnie z powyższymi rozważaniami okazuje się, że przedsiębiorca dokonujący sprzedaży nie ma możliwości dokonania wyboru. Jeżeli jest podatnikiem podatku VAT musi wystawiać fakturę, a jeżeli nie jest, to wystawia albo fakturę (na żądanie nabywcy) albo rachunek (na żądanie nabywcy). Jednak to nie on podejmuje decyzję odnośnie do tego, jaki rodzaj dokumentu ma zostać wystawiony.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość