Procedura SME – co to jest? Wyjaśniamy
2025-09-01
Procedura SME wprowadza uproszczenia dla właścicieli małych przedsiębiorstw – pozwala skorzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. To dobra wiadomość dla tych firm, które chcą rozwinąć skrzydła poza granicami Polski. Co dokładnie oznacza ten mechanizm? Jak z niego skorzystać?
Procedura SME – co oznacza ten skrót?
Procedura SME (ang. Small Medium-sized Enterprise) weszła w życie 1 stycznia 2025 r., a jej wprowadzenie wynika z implementacji unijnej dyrektywy 2020/285 z 18 lutego 2020 roku. Na mocy procedury SME małe firmy prowadzące działalność transgraniczną mogą korzystać z podmiotowego zwolnienia z podatku VAT nie tylko w kraju założenia, ale również w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej.
Co to oznacza w praktyce? Firmy zarejestrowane na terenie UE po spełnieniu określonych warunków mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce, a polskie firmy – w innych krajach na terenie Wspólnoty. Jest to procedura szczególna, która wymaga powiadomienia urzędu skarbowego.
SME procedura – kto może z niej korzystać?
Procedura SME VAT została stworzona z myślą o małych przedsiębiorcach – w założeniu ma uprościć prowadzenie działalności gospodarczej i zapewnić lepsze warunki dla rozwoju niewielkich firm na terenie UE. Mogą z niej korzystać jednoosobowe działalności, start-upy czy spółki.
Procedurą SME mogą być objęci wyłącznie przedsiębiorcy mający siedzibę na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej. Do tej pory podatnicy niemający siedziby w danym państwie unijnym nie mogli korzystać tam z podmiotowego zwolnienia z VAT. Od stycznia uległo to zmianie. Zgodnie z procedurą SME takie firmy mogą korzystać ze zwolnienia VAT w innych krajach wspólnoty.
Przykład:
Pan Jan prowadzi jednoosobową firmę jako „złota rączka” i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce. W 2023 r. zdecydował się na świadczenie usług za granicą – w Niemczech. W związku z tym był zobowiązany do doliczania do faktur VAT i rozliczania się z podatku, a jego usługi były droższe niż firm niemieckich wykonujących analogiczne usługi. Od 2025 r. Pan Jan korzysta z procedury SME, dzięki czemu również w Niemczech jest objęty zwolnieniem z VAT.
Ważne!
Niestety nie wszyscy mogą skorzystać z tych udogodnień. Z procedury SME wykluczeni są podatnicy spoza Unii Europejskiej, np. z Wielkiej Brytanii czy Szwajcarii. Również podatnicy z Irlandii Północnej nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT na podstawie procedury SME. Ciekawostka – na przyjęcie procedury nie zdecydowała się na razie Hiszpania.
Kiedy stosować procedurę SME i jakie warunki trzeba spełnić?
Ze zwolnienia z VAT w innym kraju Unii Europejskiej mogą skorzystać firmy, których:
- całkowity roczny obrót na terytorium całej Unii Europejskiej nie przekroczył 100 tys. euro w poprzednim ani bieżącym roku,
- roczny obrót nie przekroczył progu krajowego uprawniającego do skorzystania ze zwolnienia z VAT, czyli spełniają warunki zwolnienia podmiotowego.
Procedura SME – krok po kroku
Żeby skorzystać ze zwolnienia w innym kraju UE, należy powiadomić Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w innym państwie członkowskim. Kwestiami procedury SME zajmuje się jeden organ w kraju dla wszystkich podatników z Polski – niezależnie od tego, jakiemu urzędowi skarbowego faktycznie podlegają.
Konieczne jest też złożenie tzw. uprzedniego powiadomienia przez e-Urząd Skarbowy. Dokument – formularz SME-P powinien zawierać:
- dane identyfikacyjne firmy,
- informacje o krajach członkowskich, w których podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia z VAT,
- dane finansowe dotyczące obrotów przedsiębiorstwa w poprzednim i bieżącym roku podatkowym.
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w ciągu 35 dni roboczych informuje o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego zawierającego kod EX.
Polski numer identyfikacyjny EX składa się z następujących członów: kod kraju, w której firma ma siedzibę, krajowy numer identyfikacji podatkowej, znak myślnika „-” oraz sufiks EX. W Polsce będzie to PL[NIP]-EX, np. PL 1112223344-EX.
Urząd skarbowy może też potwierdzić numer EX lub odmówić jego nadania. W przypadku otrzymania odmowy można złożyć zażalenie. Jeśli administracja podatkowa innego państwa poinformuje, że nie spełniasz warunków korzystania ze zwolnienia, naczelnik może odmówić skorzystania ze zwolnienia w państwie lub państwach UE.
Ze zwolnienia możesz korzystać od razu po nadaniu numeru identyfikacyjnego EX. A jeśli ubiegasz się o zwolnienie z VAT w więcej niż jednym państwie członkowskim, jeśli przynajmniej jedno z tych państw potwierdzi, że masz prawo ze zwolnienia.
Korzystanie z procedury SME nie jest obowiązkowe, a ze zwolnienia z VAT w innych niż Polska krajach UE możesz zrezygnować. O swoich zamiarach poinformuj Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, a urząd dokona dezaktywacji polskiego numeru identyfikacyjnego EX.
Procedura SME co to i jakie daje korzyści dla podatników?
Procedura SME niejako zrównuje status przedsiębiorstw prowadzących działalność na terenie Unii Europejskiej korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jeśli mała firma, której obroty nie przekraczają określonego progu, zdecyduje się na działalność transgraniczną, może liczyć na możliwość korzystania ze zwolnienia podmiotowego VAT, jakie obowiązują przedsiębiorstwa z siedzibą w danym kraju UE.
Procedura SME nie tylko zmniejsza obciążenia fiskalne dla mikrofirm, przyczynia się do redukcji kosztów, ale także ogranicza obowiązki właścicieli małych biznesów – jednym słowem, upraszcza prowadzenie działalności. Przede wszystkim znika obowiązek rejestracji do VAT w kraju, w którym dana firma działa. Dzięki procedurze SME firmy niemające siedziby w danym kraju członkowskim stają się równie konkurencyjne jak przedsiębiorstwa założone w tym kraju.
Dzięki nowym przepisom polskie firmy mają możliwość otwarcia się na nowe rynki – inne państwa członkowskie Unii Europejskiej.
Procedura SME VAT – jakie obowiązki wynikają z jej stosowania?
Przedsiębiorcy korzystający z procedury SME mają obowiązek składania informacji kwartalnych w terminie miesiąca od końca danego kwartału. Termin upływa również w sobotę lub dzień wolny od pracy. Informacja powinna zawierać dane podatnika, a także zestawienie obrotów firmy w każdym państwie członkowskim. Raport składa się na formularzu SME-IK. W przypadku obowiązku dokonania zmian w informacji kwartalnej podatnicy muszą złożyć niezwłocznie korektę deklaracji.
Podsumowując, procedura SME to uproszczenie dla małych firm działających w UE, które od 1 stycznia 2025 r. mogą korzystać ze zwolnienia z VAT również w innych państwach członkowskich, a nie tylko w kraju siedziby. Aby skorzystać z tej procedury, podatnik musi spełnić szereg wymogów, dotyczących m.in. limitu obrotów, a także złożyć powiadomienie do urzędu skarbowego.
Procedura SME VAT to stosunkowo nowy mechanizm. Jeśli nadal masz wątpliwości co do rozliczania VAT-u w swojej firmie, skonsultuj się z ekspertami ING Księgowość!
Zespół Ekspertów ING Księgowość