Dowód wewnętrzny czego dotyczy i jak go zaksięgować?

2022-05-04

Wielu przedsiębiorców ma dylemat jak ująć w koszty dokument, który nie jest standardową fakturą VAT.
Nie wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą są dokumentowane fakturami lub rachunkami. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów pozwala sporządzić tzw. dowód wewnętrzny w celu udokumentowania niektórych poniesionych wydatków.

Dowód wewnętrzny może dotyczyć między innymi:

• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
• opłat sądowych i notarialnych;
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu na podstawie biletu z parkometru, kuponu, biletu jednorazowego załączony do sporządzonego dowodu (w sytuacji, gdy nie mamy możliwości otrzymania faktury).
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy.
   

Jakie dane musi zawierać dowód wewnętrzny?
Dowód wewnętrzny musi być pełny i zrozumiały, wystawiony w języku polskim . Powinien zawierać podstawowe dane, które są niezbędne – wymagane przez przepisy prawa.

Przede wszystkim dowód wewnętrzny musi zawierać datę wystawienia i podpis osób, które są związane z wydatkiem, a więc osoby, które bezpośrednio dokonywały tych wydatków. Dodatkowo musi znaleźć się na dokumencie podpis przedsiębiorcy oraz nadany nr dokumentu.

Dokument (dowód wewnętrzny) sporządzony przez przedsiębiorcę oprócz wyżej wymienionych elementów danych powinien określić także nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość – przy zakupie. Natomiast w innych wypadkach (nie związanych z zakupem) wystawiający powinien podać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zespół Ekspertów ING Księgowość