Załącznik do faktury KSeF – czy i jak można wysyłać?

2026-02-11

Jedną z nowości, jaką do procesu fakturowania wprowadza Krajowy System e-Faktur, jest możliwość przesyłania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem. To rozwiązanie ma ułatwić rozliczenia w branżach, gdzie pojedyncza faktura zawiera wiele pozycji i danych technicznych. Załącznik do faktury KSeF – kto może skorzystać z tej możliwości? Jak wystawić fakturę z załącznikiem?

Załącznik do faktury KSeF – co warto wiedzieć?

Załącznik do faktury wystawianej w KSeF to funkcjonalność, o którą wnioskowali przedstawiciele wielu branż, np. energetycznej czy telekomunikacyjnej. Niektóre sektory gospodarki wystawiają faktury dotyczące czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary, ceny i ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług. Takie branże, ze względu na specyfikę transakcji, wymagają większej precyzji przy wystawianiu faktur. Z możliwości dołączania załączników będą jednak mogli skorzystać wszyscy podatnicy, niezależnie od branży – wystarczy złożyć odpowiednie zgłoszenie.

Faktura z załącznikiem stanowią jeden dokument elektroniczny w formacie XML. Do jednej faktury można dołączyć tylko jeden załącznik. W załączniku można umieszczać jedynie dane związane z rozliczeniem, nie powinien on zawierać informacji o charakterze marketingowych, np. informacji o promocjach.

Choć potencjalnie nowa funkcjonalność będzie dostępna dla wszystkich podatników, w praktyce będą z niej korzystać głównie podmioty, które generują faktury o dużej liczbie danych szczegółowych i mają odpowiednio przystosowane systemy informatyczne.

Załącznik do faktury KSeF – jak go dodać?

Żeby móc wysyłać faktury KSeF z załącznikiem, trzeba złożyć zgłoszenie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego z informacją o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem.

• Zgłoszenie można wysłać tylko w formie elektronicznej przez system KSeF.
• W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych zgłoszenia dokonuje właściciel, a w przypadku spółek – użytkownik z pełnymi uprawnieniami.
• Zgłoszenie powinno zawierać m.in. dane podatnika (NIP) i oświadczam, że wystawiane i przesyłane do KSeF faktury z załącznikiem dotyczą czynności wymagających podania złożonych danych w zakresie jednostek miary, ilości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cen jednostkowych netto
• Zgłoszenia można składać od 1 stycznia 2026 r., a zatem na miesiąc przed startem obowiązkowego KSeF dla największych przedsiębiorstw.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej ma 3 dni na odpowiedź – przedsiębiorca otrzymuje wówczas mailowe potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania do systemu faktur z załącznikiem. Według Ministerstwa Finansów wystarczy poprawnie złożone zgłoszenie, żeby zostało przyjęte – nie przewiduje się odrzucania zgłoszeń.

Po pozytywnym zgłoszeniu można już wystawiać faktury z załącznikiem. Faktura wraz z załącznikiem przesyłana jest jako jeden dokument w formacie XML zgodnym z odpowiednim schematem FA(3). Załącznik jest elementem tej struktury logicznej – nie jest odrębnym plikiem.

Załącznik do faktury KSeF – czy można go wysłać osobno?

Załącznik stanowi integralną część faktury ustrukturyzowanej, a zatem nie można go przesłać oddzielnie, ani później dodać jako osobnego pliku do faktury, która już została zaakceptowana w KSeF.

Jeśli konieczna będzie korekta danych załącznika – należy wystawić fakturę korygującą uwzględniając poprawiony załącznik jako część nowej wersji faktury.

Jakie pliki można dołączyć jako załącznik do faktury KSeF?

• Załącznik do faktury musi być zapisany w formacie XML. Do faktur nie można dołączyć plików w innym formacie, np. PDF lub dokument programu Word.
• Do faktur nie będzie też można załączać zdjęć, np. w formacie JPG czy PNG. Tego typu dokumenty (np. skany protokołów) można przekazywać nabywcom, ale inną drogą niż przez KSeF.
• Poza systemem przedsiębiorcy będą też udostępniać kontrahentom dodatkowe dokumenty, np. listy przewozowe czy protokoły odbioru.

W załączniku w strukturze XML można umieścić dane np. w formie tabelarycznej – np. kolumny z jednostką miary, ilością, ceną jednostkową, z wieloma wierszami.

Maksymalny rozmiar faktury ustrukturyzowanej wraz z załącznikiem wynosi 3 MB.

Załącznik do faktury KSeF – jak wysłać go przez system?

Faktury z załącznikiem można wystawiać jedynie przy pomocy komercyjnych programów do fakturowania zintegrowanych z KSeF. Darmowe aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów nie obsługują tej funkcji.

Jeśli firma planuje wystawiać faktury z załącznikiem, powinna skontaktować się z dostawcą oprogramowania księgowego/fakturowego i upewnić się, czy obsługuje schemat FA(3) z elementem „Załącznik”. Wdrożenie może wymagać dostosowania systemu i przeprowadzenia odpowiednich testów integracyjnych.

Czy załącznik do faktury KSeF jest obowiązkowy?

Załącznik do faktury KSeF nie ma charakteru obligatoryjnego – to fakultatywny element, z którego będą mogli korzystać przedsiębiorcy w zależności od potrzeb.

Podsumowując, od 1 lutego 2026 r. po zgłoszeniu podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane z załącznikiem – po jednym do każdej faktury. Funkcja ta ma charakter dobrowolny i będzie dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wcześniej złożą odpowiednie zgłoszenie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgłoszenie należy przesłać elektroniczne za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego – możliwość składania zgłoszeń rusza 1 stycznia 2026 r.

Warto pamiętać, że załącznik do faktury ma charakter rozliczeniowy, a nie reklamowy – nie można więc umieszczać w nim treści marketingowych, handlowych czy informacyjnych.

Faktura z załącznikiem to dla wielu firm praktyczne udogodnienie – szczególnie w przypadku branż, które wystawiają faktury dotyczące czynności o złożonej liczbie danych. Dzięki tej funkcji przedsiębiorcy mogą przekazywać kontrahentom kompletne informacje w jednym dokumencie, co ułatwia rozliczenia i ogranicza ryzyko pomyłek.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość