Wystawianie faktur dla sądu w KSeF – jak prawidłowo wystawić fakturę dla jednostki publicznej?

2026-02-20

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wpłynie na sposób rozliczeń z jednostkami publicznymi, w tym z sądami. Podmioty świadczące usługi lub dostarczające towary do sądów będą musiały wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane – dokumenty w jednolitym standardzie. Jak powinno przebiegać wystawianie faktur dla sądu w KSeF?

Kiedy fakturę dla sądu trzeba wystawić w KSeF

Już wkrótce wszystkie firmy i podmioty będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wdrożenie nowego systemu będzie przebiegało stopniowo, zgodnie z następującym harmonogramem:

• od 1 lutego 2026 r. – dla największych firm (z wartością sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla firm z obrotami udokumentowanymi fakturami poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie oraz dla firm wystawiających faktury uproszczone (paragon z NIP do 450 zł).

Faktury ustrukturyzowane trzeba będzie wystawiać w obrocie między przedsiębiorstwami (B2B), ale także na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, fundacji czy jednostek publicznych, w tym sądów. Okazuje się zatem, że firmy sprzedające towary lub świadczące usługi na rzecz instytucji będą miały nowe obowiązki. Jak powinna wyglądać poprawna faktura dla sądu w KSeF?

Jakie dane musi zawierać faktura dla sądu?

Faktura dla jednostki publicznej powinna zawierać obowiązkowe elementy dokumentu VAT, a także dane dodatkowe ułatwiające rozliczenie. KSeF wprowadza cztery kategorie pól do uzupełnienia przy wystawianiu dokumentu – obligatoryjne, fakultatywne, logiczne i opcjonalne. Przy wystawianiu faktury dla sądu należy uzupełnić m.in.:

• dane wystawcy/sprzedzawcy,
• dane jednostki – numer NIP sądu, pełna nazwa i adres,
• opis usługi – np. szkolenie, usługa tłumaczenia,
• datę wystawienia faktury oraz datę wykonania usługi,
• kwotę netto,
• stawkę VAT,
• wartość brutto,
• numer umowy lub sygnaturę akt – jeśli takie dane są wymagane dla rozliczenia.

Wiele sądów wymaga podania sygnatury akt w polu „opis usługi”, co przyspiesza księgowanie dokumentu.

Zweryfikuj także przed wysyłką do KSeF konieczność oznaczenia faktury jako „metoda kasowa” dla celów podatku VAT. Zgodnie z przepisami „świadczenia, na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym” są objęte obowiązkiem podatkowym w momencie otrzymania części lub całości zapłaty.

Jak wystawić fakturę dla sądu krok po kroku w KSeF

Faktury ustrukturyzowane można wystawiać w programach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Należą do nich:

• Aplikacja Podatnika KSeF – w wersji na przeglądarki internetowe, pozwala wystawiać, przesyłać do systemu i odbierać dokumenty, a także nadawać uprawnienia innym użytkownikom.
• Aplikacja Mobilna KSeF – pozwala na dostęp do systemu z poziomu smartfona,
• Aplikacja e-mikrofirma – dostępna z poziomu e-urzędu skarbowego.

Oprócz tego faktury można obsługiwać przez zintegrowane z API KSeF 2.0 zewnętrzne oprogramowanie księgowe.

Aby wystawić fakturę dla sądu w KSeF, należy:

• zalogować się do KSeF,
• utworzyć nowy dokument – fakturę ustrukturyzowaną,
• wprowadzić dane odbiorcy – numer NIP sądu, adres,
• uzupełnić opis usługi,
• uzupełnić kwoty i stawki VAT,
• dodać adnotacje odnośnie zastosowania metody kasowej VAT,
• zatwierdzić i przesłać dokument do KSeF.

Jeżeli korzystasz z Fakturowania w ING Księgowość, wystarczy jak zintegrujesz konto z systemem KSeF, a następnie wystawisz fakturę jak zawsze i wyślesz ją do KSeF bezpośrednio z Portalu.

Warto pamiętać, że faktura otrzymuje numer KSeF automatycznie, a to właśnie ten numer staje się jej jedynym obowiązującym identyfikatorem.

Jak przesłać fakturę do sądu i potwierdzić jej odbiór

Po wysłaniu faktury system nadaje jej unikalny, 35-znakowy numer identyfikacyjny. Identyfikator jest jednocześnie potwierdzeniem, że dokument został przyjęty i zarejestrowany w KSeF. W systemie widnieje też UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które można pobrać w razie potrzeby i przesłać nabywcy.

Wysłanie faktury i uzyskanie numeru KSeF jest równoznaczne z uznaniem faktury za otrzymaną przez nabywcę. Sąd od razu ma dostęp do dokumentu w KSeF – nie ma więc potrzeby wysyłania faktury w formie papierowej lub elektronicznej.

Najczęstsze błędy przy fakturowaniu sądów i jednostek publicznych

Wystawianie i przesyłanie faktur w KSeF może stanowić spore wyzwanie dla przedsiębiorców – nowy system wymaga odejścia od dawnych przyzwyczajeń i przestawienia się na inny sposób przesyłania dokumentów. Przy wystawianiu faktur dla sądów i innych jednostek publicznych w KSeF mogą pojawić się następujące błędy:

• nieprawidłowe dane nabywcy, np. błędny NIP sądu,
• niewłaściwa stawka VAT, np. 0% zamiast 23%,
• błędy rachunkowe,
• brak oznaczenia „metoda kasowa”, kiedy jest wymagane (zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług),

Dodatkowym problemem może być brak wskazania sygnatury akt, co spowalnia proces rozliczenia i wymusza kontakt sądu z wystawcą. Warto też pamiętać o tym, że faktur przesłanych do KSeF nie da się już edytować ani anulować. Jeśli wystawca zauważy błąd na dokumencie, powinien wystawić w KSeF fakturę korygującą. Warto zatem dokładnie sprawdzać faktury przed przesłaniem ich do systemu.

Podsumowując, wystawianie faktur dla sądu w KSeF stanie się obligatoryjne dla największych firm od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych – od 1 kwietnia 2026 r. (w nielicznych przypadkach od 1 stycznia 2027 r.). Faktury ustrukturyzowane będą standardem w rozliczeniach między przedsiębiorstwami i instytucjami publicznymi. Fakturę dla sądu można wystawić w jednej z rządowych aplikacji lub w zewnętrznym programie do fakturowania.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość