Od kiedy KSeF dla małych firm? Przewodnik po korzyściach, fakturach zagranicznych i funkcjonalnościach systemu

2025-10-29

 

Krajowy System eFaktur to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorców, zarówno dużych, jak i tych najmniejszych. Wdrożenie nowego systemu było wielokrotnie przekładane, ponieważ wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony firm i administracji skarbowej. Ostatecznie ustalono harmonogram, który jasno wskazuje, od kiedy KSEF dla małych firm będzie obowiązkowy. Dziś prezentujemy aktualne terminy, omawiamy korzyści i funkcjonalności systemu.

Od kiedy KSeF dla małych firm? Kluczowe informacje i terminy

Wdrożenie KSEF będzie przebiegać etapami, aby dać firmom czas na integrację systemu z aktualnie stosowanym oprogramowaniem. Zgodnie z harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KseF wejdzie w życie dla dużych firm, których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podmiotów, w tym małych i średnich firm,
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikrofirm ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie (do 450 zł dla pojedynczej faktury).

Korzyści z KSeF dla małych firm

KSeF ma zapewnić polskim firmom wiele ułatwień. Jako system, który umożliwi centralizację procesu wystawiania i przesyłania faktur, ma uprościć życie przedsiębiorców i ograniczyć biurokrację. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie dokumenty na rzecz przedsiębiorców krajowych i zagranicznych. Jakie korzyści zapewni najmniejszych podmiotom?

KSeF to przede wszystkim:

• brak papierowych dokumentów – przedsiębiorca nie będzie musiał drukować i wysyłać dokumentów – wystarczy pobrać je z KseF;
• usprawnienie obiegu dokumentów – szybszy obieg faktur i mniej formalności;
• brak obowiązku przechowywania faktur – system przechowuje je centralnie przez 10 lat, a to oznacza mniej obowiązków dla właścicieli firm i ich pracowników;
• automatyzacja procesów wystawiania faktur i księgowania dokumentów;
• brak konieczności przesyłania plików JPK_FA na żądanie urzędu – skarbówka będzie widziała dokumenty w systemie;
• minimalizacja błędów przy wystawianiu faktur – dzięki jednolitemu formatowi faktury elektronicznej;
• redukcja kosztów obsługi faktur – dokumenty nie muszą być drukowane i wysyłane, proces odbywa się automatycznie w systemie.

W efekcie małe firmy mogą liczyć na większą przejrzystość, oszczędność czasu oraz obniżenie kosztów administracyjnych.

KSeF dla małych firm – co warto wiedzieć przed rozpoczęciem?

Przedsiębiorca może korzystać z aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów lub zintegrować z KSeF swój dotychczasowy program do fakturowania. Zanim KSeF zacznie obowiązywać, warto przetestować jego działanie i wdrożyć pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur oraz księgowanie dokumentów. Ministerstwo Finansów już udostępniło specjalne interfejsy do testowania systemu przez duże i małe firmy.

Logowanie do programu będzie wymagało specjalnego uwierzytelnienia – tzw. Certyfikatu KSeF. Obecnie procedury związane z testowaniem oprogramowania są uproszczone – można logować się za pomocą:

• tokenu,
• profilu zaufanego lub
• podpisu kwalifikowanego.

W listopadzie 2025 r. ruszy możliwość wnioskowania o Certyfikaty KSeF. Zanim system zacznie obowiązywać, warto pamiętać o nadaniu uprawnień firmie księgowej, która obsługuje przedsiębiorstwo.

Jakie funkcje systemu KSeF są najistotniejsze dla małych firm?

Dla małych przedsiębiorców największe znaczenie mają rozwiązania, które ich usprawniają codzienną pracę, ograniczają formalności i koszty. W KSeF dostępnych jest wiele opcji, które docenią właściciele niewielkich biznesów. Należy do nich m.in.:

• możliwość korzystania w trybie offline – np. przy awarii internetu lub braku połączenia z siecią. Faktury można przygotować i wprowadzić do systemu później, po przywróceniu połączenia;
• wystawianie faktur z załącznikami – opcja dołączania dodatkowych dokumentów, np. specyfikacji, umów itd.;
• wystawianie faktur konsumenckich (dobrowolne) – możliwość generowania dokumentów sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;
• aplikacja mobilna do wystawiania faktur – umożliwia szybkie wystawianie faktur z poziomu telefonu, co jest szczególnie wygodne dla osób często pracujących w terenie;
• archiwizacja dokumentów w jednym miejscu – przedsiębiorca nie musi już prowadzić odrębnych katalogów z fakturami;
• automatyczne nadawanie numeracji i weryfikacja poprawności – system sprawdza zgodność danych i eliminuje błędy występujące przy ręcznym wystawianiu faktur;
• powiadomienia i alerty – użytkownik może otrzymywać powiadomienia o wystawionych i otrzymanych fakturach, co ułatwia kontrolę nad rozliczeniami;
• opcje szybkiego udostępniania faktur kontrahentom oraz księgowości – przedsiębiorca może w prosty sposób przyznać dostęp biuru rachunkowemu, bez konieczności przesyłania plików mailowo;
• dostęp do historii faktur i łatwe filtrowanie dokumentów.

Dzięki tym funkcjom KSeF będzie zapewniać mikroprzedsiębiorcom wsparcie w codziennym prowadzeniu działalności.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla małych firm?

Podsumowując, małe firmy (np. działalności jednoosobowe) będą zobligowane do korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Mikrofirmy o przychodach poniżej 10 tys. zł miesięcznie – od 1 stycznia 2027 r.

KSeF to nie tylko narzędzie do wystawiania faktur, ale także symbol tego, jak daleko postępuje automatyzacja i cyfryzacja. Obecnie wkracza ona w wiele sektorów życia, rewolucjonizując sposób, w jaki przedsiębiorcy prowadzą swoje firmy.

Chociaż do wdrożenia rozwiązań zostało jeszcze trochę czasu, to pamiętaj, że nie warto czekać. Już teraz zaplanuj wdrożenie KSeF w swoim przedsiębiorstwie i krok po kroku przygotuj się do pracy w systemie. Nie zapomnij o szkoleniu pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i obieg dokumentów. Dzięki temu korzystanie z KSeF będzie zdecydowanie prostsze i bardziej intuicyjne, a przejście na nowe rozwiązania przebiegnie bez zbędnego stresu.

 

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość