KSeF B2C – rozliczanie osób fizycznych. Jak przebiega?

2026-03-20

Chociaż od 2026 roku większość faktur ma być wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur, to przewidziano wyjątki od tej zasady. Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF – przedsiębiorca będzie samodzielnie decydował, w jakiej formie wystawić dokument. Sprawdźmy szczegóły!

KSeF B2C – jak rozliczać faktury dla osób fizycznych?

Podstawowym dokumentem wystawianym przy dokonywaniu sprzedaży na rzecz osób fizycznych jest paragon fiskalny z kasy rejestrującej – poza wyjątkami, kiedy sprzedawca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję sprzedaży. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT przedsiębiorca na życzenie klienta jest także zobowiązany do wystawienia faktury.

Krajowy System E-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy przy wystawianiu faktur dla firm których sprzedaż przekroczyła 200 mln złotych, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Nie dotyczy to jednak wszystkich dokumentów. Faktury konsumenckie, czyli dokumentujące sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie będą obligatoryjnie podlegały KSeF. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że pozostawi w tym zakresie dowolność.

Przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę konsumentowi (B2C):

• w formie tradycyjnej – jako papierową fakturę lub dokument w pliku PDF – poza KSeF,
• w Krajowym Systemie e-Faktur i udostępnić ją klientowi np. w formie wydruku.

KSeF B2C – kiedy faktury konsumenckie nie będą objęte systemem?

Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF. Dotyczy to faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub osób prowadzących działalność, jednak dokonujących zakupu na cele niezwiązane z jej prowadzeniem.

Przykład:

Pani Hanna prowadzi działalność gospodarczą zajmującą się sprzedażą wyposażenia wnętrz w sklepie internetowym. Jest czynnym podatnikiem VAT i wystawia faktury w KSeF. Niedawno sprzedała komplet mebli panu Markowi, właścicielowi działalności gospodarczej w branży IT. Zakup został jednak dokonany na cele prywatne, ponieważ meble miały trafić do domu pana Marka, a nie do biura. W takiej sytuacji pani Hanna może dobrowolnie wystawić fakturę w KSeF lub wystawić tradycyjną fakturę poza systemem, np. w formie papierowej.

Jak wystawiać faktury B2C w KSeF?

Przedsiębiorca, który zdecyduje o wystawianiu faktur ustrukturyzowanych w KSeF, może wystawić fakturę w ING Księgowość i przekazać ją do KSeF.

Pierwsze logowanie do KSeF wymaga uwierzytelnienia użytkownika. Można tego dokonać za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a od 1 lutego 2026 r. – również Certyfikatu KSeF. Osoba prawna (np. spółka), która nie posiada e-pieczęci, w celu uwierzytelnienia konta powinna wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem ZAW-FA.

Faktury B2C w KSeF – jak przebiega proces wystawiania?

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje, że będzie wystawiać faktury dla osób fizycznych w KSeF, powinien:

• zalogować się do aplikacji do fakturowania na przykład do ING Księgowość,
• wypełnić fakturę (m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, data wystawienia i sprzedaży, opis transakcji, cenna jednostkowa netto, ilość, stawka VAT, kwota podatku, wartość netto i brutto),
• przesłać fakturę do KSeF.

Na fakturze nie będzie obowiązku zamieszczania numeru NIP – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie muszą go posiadać.

Przedsiębiorca, który wystawia fakturę w KSeF na rzecz konsumenta, może przekazać ją odbiorcy na dwa sposoby:

• zarejestrowaną w KSeF (tryb online) – wystawić w KSeF i udostępnić klientowi w formie pliku PDF z kodem QR do odczytu;

• zarejestrowaną w KSeF (tryb offline24) – wystawić w trybie offline24 i udostępnić w uzgodnionej formie jako wydruk lub PDF z dwoma kodami QR (faktury i certyfikatu wystawcy).

Krok po kroku KSeF B2C – co trzeba wiedzieć o fakturowaniu osób fizycznych?

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić fakturę na żądanie konsumenta. Wystawienie faktury w KSeF nie będzie jednak wymagało zgody nabywcy. Przekazanie danych osobowych (imię, nazwisko czy adres) klienta będzie odbywać się na podstawie obowiązujących przepisów. Administratorem danych pozostanie wystawca faktury, natomiast Szef Krajowej Administracji Skarbowej będzie pełnić funkcję ich współadministratora w zakresie obsługi systemu. Dane osobowe nie będą udostępniane publicznie – odbiorca ma dostęp do faktury tylko po otrzymaniu jej numeru lub kodu QR.

Ministerstwo Finansów wprowadziło na potrzeby wdrożenia KSeF pojęcie tzw. samoidentyfikacji nabywcy, które niejako przenosi część obowiązków związanych z wystawieniem faktury na klienta (nabywcę). Będzie on zobowiązany do podania numeru NIP (jeśli nie jest zarejestrowany do VAT, ale posiada NIP i dokonuje zakupów w ramach działalności gospodarczej).

Nowe zasady mają ograniczyć błędy na fakturach i wystawianie dokumentów konsumenckich, kiedy transakcja w rzeczywistości dotyczy przedsiębiorcy dokonującego zakupów na cele związane z prowadzeniem firmy.

Podsumowując, od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się już obowiązkowy dla faktur B2B, natomiast faktury konsumenckie (B2C) pozostaną dobrowolne. Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać je zarówno w systemie KSeF, jak i poza nim – w formie papierowej lub elektronicznej (PDF). Decyzja zależy od specyfiki działalności i preferencji sprzedawcy.

Korzystanie z KSeF nawet w przypadku sprzedaży B2C może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy chcą uprościć i zautomatyzować fakturowanie w firmie. Z kolei najmniejsze podmioty, np. osoby działające w handlu detalicznym mogą nadal wybierać tradycyjne, sprawdzone metody. Najważniejsze, by każda wystawiona faktura spełniała wymogi ustawy o VAT i odzwierciedlała charakter transakcji.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość