KSeF a paragon z NIP-em – co się zmienia dla przedsiębiorców?

2025-12-16

Paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł brutto to pełnoprawny dokument księgowy, na podstawie którego nabywca może odliczyć VAT i zaliczyć wydatek do kosztów. Wraz z wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF przepisy w zakresie paragonów z NIP ulegną zmianie. Jakie zasady przewidują nowe przepisy? Kiedy wejdą w życie? Sprawdzamy!

KSeF a paragon – najważniejsze różnice

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i przesyłania tzw. faktur ustrukturyzowanych – jednolitych dokumentów w formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe przedsiębiorstwa. Obowiązek ten będzie dotyczył głównie transakcji dokonywanych między przedsiębiorstwami – w modelu B2B.

Paragon fiskalny dokumentuje transakcję sprzedaży na rzecz konsumenta – osoby prywatnej. Paragony nie będą trafiały do KSeF.

Paragon z NIP-em a faktura w KSeF

Sprzedawca może wystawić paragon z NIP-em nabywcy, czyli tzw. fakturę uproszczoną. Można ją wystawić, gdy:

• nabywcą jest przedsiębiorca,
• kwota na paragonie nie przekracza 450 zł (100 euro) brutto.

Przepisy wskazują, że w takiej sytuacji faktura uproszczona może nie zawierać niektórych informacji, np. pełnych danych nabywcy czy jednostkowej ceny netto towaru lub usługi. Kluczową informacją jest jednak obecność NIP-u kupującego – to ona przesądza o tym, że przedsiębiorca może odliczyć VAT oraz ująć wydatek w kosztach.

Oznacza to, że wystawienie faktury uproszczonej wyklucza możliwość późniejszego wystawienia standardowej faktury do paragonu. W przypadku wystawienia faktury z NIP-em sprzedawca nie może już wystawić zwykłej, standardowej faktury – bo to oznaczałoby istnienie dwóch faktur dokumentujących tę samą transakcję. Jeśli nabywcy zależy na pełnej fakturze – powinien poinformować sprzedawcę o tym przed zarejestrowaniem transakcji na kasie.

Czy paragon z NIP-em trafia do KSeF?

Nie, paragon z NIP-em nie trafia do KSeF. Po wprowadzeniu obowiązku fakturowania w KSeF, w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. ustawodawca dopuszcza wystawianie faktur uproszczonych na dotychczasowych zasadach. W tym okresie przedsiębiorcy nie muszą generować faktury ustrukturyzowanej w KSeF – wystarczy paragon z NIPem.

Sytuacja zmieni się jednak od 1 stycznia 2027 r. – od tego momentu wszystkie faktury wystawione dla przedsiębiorców będą musiały być przesyłane do KSeF. Kasy fiskalne nie będą już mogły generować faktur uproszczonych.

Co się zmieni po wdrożeniu KSeF – paragon z NIP

Po pełnym wdrożeniu KSeF, czyli od 1 stycznia 2027 r., wszystkie faktury dla firm będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej w KSeF.

Oznacza to, że:

• kasy fiskalne nie będą już mogły wystawiać faktur uproszczonych – również tych do 450 zł z NIP-em,
• paragon z NIP-em nie będzie traktowany jako faktura, a jedynie jako potwierdzenie zakupu,
• jeżeli przedsiębiorca chce odliczyć VAT, będzie musiał poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury w chwili zakupu, zanim transakcja zostanie zarejestrowana na kasie,
• faktury będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej, a nabywca pobierze je z systemu KSeF lub poprzez swój program księgowy (na przykład w ING Księgowość będzie można pobrać faktury zakupowe),
• organy podatkowe będą miały bezpośredni dostęp do wystawionych dokumentów.

Rola NIP-u na paragonie straci więc znaczenie – w obrocie między przedsiębiorcami będzie liczyć się wyłącznie faktura w KSeF.

Podsumowując, do końca 2026 roku możliwe będzie jeszcze korzystanie z paragonów z NIP-em jako faktur uproszczonych. Jednak od 2027 r. rozwiązanie to przestanie funkcjonować, a wszystkie faktury wystawione dla firm, niezależnie od wartości transakcji, będą musiały być wystawiane i przesyłane do systemu KSeF.

 

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość