KSeF a kasa fiskalna – co warto wiedzieć? Wyjaśniamy

2025-12-12

 

Z pojawieniem się obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak nowe przepisy wpłyną na ich działalność i czy będą musieli zrezygnować z używania kas fiskalnych. Choć oba narzędzia służą ewidencjonowaniu sprzedaży, ich funkcje są zupełnie inne. Kasa fiskalna a KSeF – co zmieni się dla przedsiębiorców?

KSeF a kasa fiskalna – czym się różnią?

Kasa fiskalna i KSeF to dwa odrębne narzędzia, które służą do dokumentowania sprzedaży na rzecz różnych grup odbiorców.

• Kasa fiskalna służy do ewidencji sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (sprzedaż w modelu B2C). Przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, jeśli przekroczy limit 20 000 zł rocznego obrotu na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Sprzedaż niektórych usług lub towarów objęta jest obowiązkiem ewidencji = niezależnie od wysokości przychodów.

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) służy do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów elektronicznych o określonej strukturze na rzecz podatników – innych firm (model B2B). Faktury są przechowywane centralnie w systemie Ministerstwa Finansów. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) jest dobrowolne w systemie KSeF.

Czy KSeF zastąpi kasę fiskalną?

Nie – KSeF nie zastąpi kasy fiskalnej, ponieważ dotyczy innego rodzaju sprzedaży. Kasy fiskalne nadal będą wykorzystywane do rejestrowania transakcji z konsumentami, natomiast sprzedaż między firmami będzie musiała być udokumentowana fakturą w KSeF.

Przypomnijmy, że zgodnie z aktualnym harmonogramem:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa,
• od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych podatników,
• podmioty wykluczone cyfrowo, u których miesięczna wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, wdrożą KSeF dopiero 1 stycznia 2027 r.

Czy kasa fiskalna musi być połączona z KSeF?

Nie, kasa fiskalna rejestruje sprzedaż dla konsumentów, a paragony dokumentujące takie transakcje nie muszą być wystawiane w postaci ustrukturyzowanej ani przesyłane do KSeF. Jeśli konsument zażąda wydania faktury do paragonu, można ją dobrowolnie wystawić w KSeF.

Nieco inne zasady mają faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym paragony z NIP do kwoty 450 zł brutto uznawane za faktury uproszczone. W okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. będą one wyłączone z obowiązkowego przesyłania do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. faktury tego typu będą już wystawiane wyłącznie w systemie KSeF, co oznacza koniec wystawiania faktur z poziomu kasy fiskalnej (dotyczy faktur wystawianych na podatnika).

Kiedy kasa fiskalna i KSeF działają razem w praktyce

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż dla konsumentów i firm będą korzystać z obu rozwiązań równolegle.

Przykład:

Pan Jacek prowadzi sklep detaliczny sprzedający towary zarówno konsumentom – osobom prywatnym, jak i firmom. Od 1 lutego 2026 r. sprzedaż detaliczna (B2C) będzie nadal rejestrowana na kasie fiskalnej, natomiast sprzedaż firmom (B2B) – dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. Pan Jacek nie będzie mógł wystawiać faktur uproszczonych z kasy fiskalnej – w tym zakresie musi korzystać z KSeF.

Rozdzielenie ewidencji sprzedaży będzie wymagać od przedsiębiorców dobrej organizacji i właściwego oprogramowania.

Co zmieni się dla przedsiębiorców po pełnym wdrożeniu KSeF

Po pełnym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur:

• Sprzedaż dla konsumentów (B2C) nadal będzie odbywać się na kasie fiskalnej i będzie udokumentowana paragonem.
• Sprzedaż dla firm (B2B) będzie dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną i przesłaną w KSeF.
• Faktura wystawiona w KSeF zostanie automatycznie uznana za doręczoną kontrahentowi – nie będzie potrzeby jej wysyłania e-mailem.
• Dokumenty będą przechowywane w systemie przez 10 lat, a przedsiębiorcy nie będą musieli ich samodzielnie archiwizować.

Jak przygotować firmę na nowe zasady fakturowania?

Wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców wielu przygotowań. Co należy zrobić?

• Sprawdź oprogramowanie księgowe – upewnij się, że dotychczasowy system do fakturowania jest zintegrowany z KSeF.
• Przeprowadź szkolenia dla pracowników – zwłaszcza dla osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur i obieg dokumentów w firmie.
• Przeprowadź testy nowego systemu – od 3 listopada 2025 r. można testować Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym, a od 15 listopada – w środowisku przedprodukcyjnym.
• Zadbaj o odpowiednie uwierzytelnienie w KSeF – wystąp o certyfikat KSeF lub wyślij zgłoszenie ZAW-FA do e-Urzędu Skarbowego.

Podsumowując, KSeF nie zastąpi kas fiskalnych – to dwa odrębne narzędzia, które będą funkcjonować równolegle. Przedsiębiorcy obsługujący zarówno klientów B2B, jak i B2C muszą jednak przygotować się na rewolucję w zakresie fakturowania. Warto już teraz zadbać o wdrożenie nowego systemu, tak, żeby korzystanie z KSeF przebiegało bez problemów.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość