KSeF a B2B – czy faktura w KSeF zwiększa ryzyko kontroli i odpowiedzialności?

2026-06-25

W 2026 r. przedsiębiorcy w Polsce zostali objęci obowiązkiem wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Dotyczy to również osób samozatrudnionych, czyli współpracujących z innymi firmami w modelu B2B. Nowy system ma uprościć rozliczenia i uszczelnić system podatkowy, daje także organom administracji dostęp do informacji na temat relacji między przedsiębiorcami. Czy KSeF ułatwi administracji wykrywanie fikcyjnego zatrudnienia i zwiększy ryzyko kontroli? Co należy wiedzieć o fakturach w KSeF w kontekście samozatrudnienia? Sprawdzamy!

B2B a KSeF – jakie zmiany weszły w życie związane z KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. największe firmy, a od 1 kwietnia również jednoosobowe działalności gospodarcze muszą wystawiać i odbierać elektroniczne faktury ustrukturyzowane poprzez ogólnopolską platformę KSeF. System staje się centralnym miejscem obiegu faktur między przedsiębiorcami.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą już drukować i przesyłać faktur do klientów – dokumenty można przeglądać bezpośrednio w systemie KSeF lub w ING Księgowość integracji z KSeF. Faktury są również dostępne dla administracji skarbowej, co ułatwia kontrole rozliczeń podatkowych – pozwala też na szybsze wykrywanie nieprawidłowości.

Czy faktura B2B jest obowiązkowa w KSeF?

Co do zasady tak. Do korzystania z KSeF są zobowiązani podatnicy VAT – zarówno czynni, jak i zwolnieni, którzy dokumentują sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców. W przypadku współpracy B2B korzystanie z KSeF jest zatem obowiązkowe.

Uwaga! Obowiązek KSeF dotyczy przede wszystkim transakcji między przedsiębiorcami. Sprzedaż na rzecz konsumentów (w modelu B2C) nie musi być dokumentowana w KSeF, choć przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu dobrowolnie.

W przypadku mikrofirm, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł, pełne wdrożenie KSeF odroczono do 1 stycznia 2027 r.

KSeF a B2B – jak nowe obowiązki wpłyną na kontrolę rozliczeń?

Chociaż KSeF nie został stworzony z myślą o kontrolowaniu rynku pracy czy walki z fikcyjnym zatrudnieniem, to jednak daje organom dużą wiedzę na temat relacji firm rozliczających się w modelu B2B. Dzięki nowemu systemowi fiskus ma dostęp na bieżąco do wystawionych faktur. Może też obserwować relacje między przedsiębiorcami – jak często wystawiane są dokumenty, na jakie kwoty, czy firma współpracuje tylko z jednym klientem. Co KSeF oznacza dla jednoosobowych firm?

• Organy mogą analizować powtarzalność transakcji między podmiotami.
• Łatwiej zidentyfikować firmy współpracujące tylko z jednym kontrahentem.
• Administracja skarbowa zyskuje możliwość porównania danych z faktur z informacjami z ZUS i urzędu skarbowego.

Oczywiście nie oznacza to automatycznego uznania danej współpracy za nieprawidłową. W wielu branżach, np. IT czy marketingu, współpraca z jednym klientem jest powszechna i w pełni legalna. Problem może pojawić się wtedy, gdy relacja zaczyna przypominać klasyczny stosunek pracy, a specjalista nie jest niezależnym podmiotem, tylko wykonuje polecenia przełożonego.

KSeF faktura B2B – co się zmienia w sposobie wystawiania i raportowania?

Nowy standard fakturowania to duża zmiana dla przedsiębiorców – oznacza odejście od papierowych dokumentów i obowiązku przechowywania ich w segregatorach oraz tradycyjnym archiwum. KSeF eliminuje też ryzyko zagubienia dokumentu. Po wprowadzeniu nowych przepisów:

• każda faktura trafia do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, gdzie jest rejestrowana i udostępniana uprawnionym podmiotom – kontrahentom oraz organom administracji,
• faktura po przesłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer KSeF,
• przedsiębiorcy nie muszą przesyłać faktur papierowych lub mailowych do kontrahentów,
• obowiązuje jednolity schemat faktury w formacie XML, co ogranicza ryzyko błędów formalnych w wystawianych dokumentach.

Dla przedsiębiorców to duże ułatwienie codziennej pracy – wszystkie dokumenty są widoczne „w chmurze”, a kontrahenci mogą w dowolnym momencie pobrać fakturę. Po połączeniu ING Księgowość z KSeF wszystkie faktury widoczne są w jednym miejscu.

Faktury B2B a KSeF – jak system zwiększa wykrywalność nieprawidłowości?

Wdrożenie KSeF w firmach sprawia, że administracja skarbowa otrzymuje dostęp do faktur praktycznie w czasie rzeczywistym – dokumenty są rejestrowane w systemie bezpośrednio po przesłaniu. W sytuacji osoby samozatrudnionej zwiększa to ryzyko kontroli, zwłaszcza gdy współpraca nosi cechy etatu.

Przykład:

Pan Maciej jest grafikiem komputerowym, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Przez dwa lata wystawia jedną fakturę miesięcznie temu samemu kontrahentowi. Pracuje codziennie od 9 do 17, korzysta ze sprzętu udostępnionego przez firmę, wykonuje polecenia przełożonego, nie obsługuje innych klientów.

Na podstawie danych z KSeF, ZUS i dokumentacji firmy organy kontrolne mogą dojść do wniosku, że współpraca nosi znamiona etatu. W takiej sytuacji kontrola może objąć nie tylko kwestie podatkowe i składki na ZUS, ale także sposób organizacji pracy i charakter relacji między przedsiębiorcami.

Inaczej będzie wyglądać sytuacja specjalisty, który współpracuje z firmą, jednak działa niezależnie, samodzielnie ustala sposób realizacji usługi i ma możliwość odmowy przyjęcia zlecenia.

Czy faktura B2B jest obowiązkowa w KSeF i jakie będą konsekwencje niedostosowania się?

Wiemy już, że faktury w relacjach B2B są co do zasady obowiązkowe. Niedostosowanie się do nowych przepisów może rodzić poważne konsekwencje prawne i biznesowe. Z jednej strony faktury wystawiane poza KSeF nie są uznawane za prawidłowe faktury VAT.

Groźniejsze są jednak sankcje finansowe, które mogą być wymierzane zarówno na wystawienie faktury poza KSeF, jak i nieterminowe przesłanie faktury do systemu oraz wygenerowanie dokumentu niezgodnie z określonym wzorem.

Jakie sankcje przewidziano?

• kary pieniężne sięgające do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,
• w przypadku faktur bez VAT – kara do 18,7% kwoty należności,
• odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

KSeF a B2B – czy rośnie ryzyko kontroli podatkowej?

Prawdopodobnie tak, jednak nie dotkną wszystkich podmiotów rozliczających się w ramach umów B2B.

Według szacunków Ministerstwa Finansów ok. 160 tys. jednoosobowych działalności wystawia faktury tylko dla jednego kontrahenta. Chociaż nie oznacza to automatycznie fikcyjnego samozatrudnienia, to jednak resort zakłada, że ok. 10% podmiotów maskuje w ten sposób stosunek pracy. Zdaniem Ministerstwa w takich sytuacjach konieczna może być zmiana formy współpracy na etat.

Ostatnia nowelizacja przepisów dotyczących Państwowej Inspekcji Pracy zakłada zwiększenie uprawnień inspektorów PIP, którzy będą weryfikować relacje między przedsiębiorcami, a w razie potrzeby – na podstawie decyzji administracyjnej przekształcać kontrakty B2B w umowę o pracę. Do tej pory na takie działanie potrzebna była zgoda sądu.

Nowe przepisy zakładają także zacieśnienie współpracy pomiędzy Krajową Administracją Skarbową (KAS), ZUS i PIP. Organy będą mogły przekazywać sobie informacje, np. o płatnikach składek, co pozwoli szybciej wychwycić ewentualne nieprawidłowości. Umowy B2B znajdą się zatem pod lupą inspektorów.

KSeF a B2B – jak przygotować firmę na większą transparentność rozliczeń?

KSeF w połączeniu z nowymi uprawnieniami inspektorów PIP ułatwi wykrywanie fikcyjnego samozatrudnienia. Aby zmniejszyć ryzyko kontroli, warto dbać o to, żeby umowy odzwierciedlały faktyczne relacje między przedsiębiorcami, a kontrakty B2B nie były jedynie uciekaniem przed kosztami pracowniczymi. Kluczowe znaczenie mają następujące cechy współpracy w modelu B2B:

• niezależność wykonawcy,
• brak podporządkowania służbowego,
• ponoszenie przez samozatrudnionego ryzyka gospodarczego.

Cechy te stoją w opozycji do podstawowych przesłanek etatu wynikających z Kodeksu pracy, gdzie najważniejszym kryterium jest praca wykonywana pod kierownictwem przełożonego, w określonym przez niego miejscu i czasie, a także za wynagrodzeniem.

Warto przygotować się na nowe przepisy – zadbać między innymi o:

• precyzyjne określenie zakresu usług w umowie,
• unikanie zapisów typowych dla stosunku pracy,
• zagwarantowanie wykonawcy niezależności w wykonywaniu zadań.

Warto też zweryfikować organizację samej pracy. Jeśli samozatrudniony pracuje dokładnie tak, jak zatrudniony na etacie kolega na równorzędnym stanowisku, korzysta z tych samych procedur, jest podporządkowany służbowo, sama umowa B2B może nie wystarczyć – liczy się faktyczna realizacja zapisów kontraktu.

Krajowy System e-Faktur oznacza dla przedsiębiorców nie tylko nowe obowiązki. Centralizacja obiegu dokumentów i nadanie organom administracji nowych uprawnień mogą zwiększyć ryzyko kontroli, zwłaszcza w firmach rozliczających się na zasadzie B2B.

Mikrofirmy, które do tej pory świadczyły usługi tylko dla jednego kontrahenta, a współpraca bardziej przypominała etat niż samozatrudnienie, mogą spodziewać się kontroli. Nowelizacja uprawnień PIP i przepisy o współpracy organów z KAS i ZUS powodują, że administracja zyskuje skuteczne narzędzie do weryfikacji stosunków między przedsiębiorcami. Fikcyjne umowy B2B mogą być przekształcone w umowy o pracę. Wraz ze zmianą charakteru kontraktu mogą iść sankcje finansowe oraz nakaz zapłaty zaległych składek ZUS czy podatku dochodowego.

Chociaż sam KSeF nie został przygotowany z myślą o wykrywaniu nieuczciwych przedsiębiorców, to jednak daje urzędom dużo większy wgląd w to, jak firmy współpracują ze sobą na co dzień. Warto zatem zadbać o to, żeby wszystkie procedury były przejrzyste i odpowiadały rzeczywistemu charakterowi współpracy.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość