Korzyści z KSeF – dlaczego warto z niego korzystać?
2025-11-20
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur polscy przedsiębiorcy otrzymali nowoczesne narzędzie wspierające ich codzienną pracę.
Przypomnijmy:
- od 1 lutego 2026 r. duże firmy zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF,
- od 1 kwietnia 2026 r. będzie to dotyczyć pozostałych podmiotów, np. działalności jednoosobowych.
Uwaga: obowiązek odbierania faktur zakupowych z systemu KSeF obowiązuje wszystkie podmioty od 1 lutego 2026 r.
Już teraz warto poznać funkcje systemu i najważniejsze korzyści.
KSeF umożliwia wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych – elektronicznych dokumentów w jednolitym formacie XML. Każda faktura jest automatycznie przesyłana i archiwizowana w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Dzięki temu właściciel firmy nie musi martwić się o przechowywanie i bezpieczeństwo dokumentów, a obrót fakturami odbywa się samoczynnie.
Co to oznacza dla przeciętnej polskiej firmy? Przede wszystkim automatyzację procesów księgowych i przejrzyste rozliczenia. Jak to wygląda w praktyce?
Przykład:
Pani Marta prowadzi sklep internetowy z odzież, gdzie korzysta z Biura rachunkowego od ING, dokonała integracji ING Księgowość z KSeF. Każda wystawiona przez nią faktura trafia automatycznie do systemu Ministerstwa Finansów i otrzymuje unikalny numer. Pani Marta nie musi przechowywać papierowych faktur – w KSeF są przechowywane przez 10 lat. Księgowa obsługująca panią Martę również ma dostęp do faktur zakupowych, ponieważ pobierają się z systemu KSeF do ING Księgowość. W ten sposób może na bieżąco prowadzić firmowe rozliczenia.
KSeF – korzyści dla przedsiębiorców
KSeF to nowoczesna platforma, której pełne wprowadzenie wymagało czasu – zarówno ze strony resortu finansów, jak i przedsiębiorców. Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?
- Automatyzacja procesów księgowych i szybszy obieg dokumentów – faktura trafia do systemu od razu po zatwierdzeniu, nie trzeba jej drukować ani wysyłać. Klient może pobrać ją natychmiast po wprowadzeniu.
- Szybszy zwrot VAT – jedna z najważniejszych korzyści z KSeF – skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni. To realna korzyść, która pozytywnie wpływa na budżet wielu podmiotów. Szybszy zwrot pomaga utrzymać płynność finansową.
- Mniej błędów i jednolity schemat faktury – faktury ustrukturyzowane mają taki sam układ, a system automatycznie sprawdza poprawność pod względem formalnym i technicznym wypełnieniem danych.
- Oszczędności w firmie – przedsiębiorca nie musi drukować, wysyłać i przechowywać faktur. Niższe są koszty związane z administracyjną obsługą dokumentów.
- Praca w trybie „offline24” – faktury można wystawiać również bez dostępu do internetu. KSeF umożliwia pracę w trybie offline do 24 godzin bez połączenia z siecią i rejestrację faktur z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego.
- Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w aplikacji ING Księgowość – możliwe również na aplikacji mobilnej ING Office na smartfony, w której można przeglądać faktury, wystawiać dokumenty i tworzyć wersje robocze.
- Brak obowiązku przechowywania faktur – faktury gromadzone w KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat od momentu wystawienia, a przedsiębiorca nie musi drukować dokumentów.
- Bezpieczeństwo dokumentów – faktury przechowywanej w elektronicznym systemie nie można zgubić czy zniszczyć. Dane kontrahentów również są strzeżone.
- Nadawanie uprawnień – właściciel konta w KSeF może nadać uprawnienia do korzystania z systemu na przykład pracownikom.
- Łatwiejsze kontrole – organy skarbowe mają dostęp do faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym. Przedsiębiorca nie musi przesyłać dokumentów do fiskusa – urząd może je samodzielnie sprawdzić.
Jak KSeF wpływa na poprawę efektywności firmy?
Cyfryzację procesów w firmach obserwujemy już od dłuższego czasu. Teraz nowoczesna technologia dotarła również do sektorów odpowiedzialnych za rozliczenia podatków. KSeF pozwala na automatyczne przesyłanie faktur, weryfikuje ich poprawność pod względem formalnym. Nie trzeba też martwić się brakiem internetu – można wprowadzać faktury nawet w trybie offline. Dzięki temu właściciel firmy może skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu własnego biznesu. Formalności związane z fakturowaniem przestają być tak uciążliwe.
Korzyści z korzystania z KSeF w codziennej działalności gospodarczej
Sprawdźmy na konkretnym przykładzie, jak KSeF wspomaga działanie firm.
Pan Łukasz prowadzi jednoosobową działalność w branży IT i co miesiąc wystawia ok. 20 faktur dla różnych klientów. Przed korzystaniem z KSeF każda faktura była drukowana i wysyłana mailem, co zabierało dużo czasu. Pan Łukasz musiał też archiwizować dokumenty w segregatorach, co wiązało się ze zwiększonymi wydatkami (tusz do drukarki, papier, teczki). Po wdrożeniu faktur ustrukturyzowanych w KSeF wszystkie dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu – nie trzeba ich drukować. Klient pobiera fakturę z systemu w formacie XML. Pan Łukasz oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów. Korzystanie z KSeF pozwala też na szybszy zwrot VAT.
Czy KSeF może pomóc w optymalizacji procesów księgowych?
Zdecydowanie tak. Korzyści z wdrożenia KSeF w firmie obejmują również automatyzację pracy działów księgowych. Nie trzeba ręcznie wprowadzać faktur, a to zmniejsza ryzyko pomyłek. KSeF w połączeniu z nowoczesnymi systemami księgowymi takimi jak ING Księgowość pozwala:
- zmniejszyć koszty obsługi faktur,
- skrócić czas rozliczeń,
- lepiej kontrolować rozliczenia.
Podsumowując, wprowadzenie KSeF do firmy to nie tylko obowiązek – ale także liczne korzyści. Bezpieczeństwo, automatyzacja, oszczędność – to tylko kilka zalet nowego systemu. Już wkrótce KSeF stanie się obowiązkowy dla większości polskich przedsiębiorstw – dlatego nie należy czekać. Warto jak najszybciej rozpocząć testowanie nowych rozwiązań.
Masz pytania lub chcesz przygotować swoją firmę do zmian?
Pomożemy - skontaktuj się z nami!
Zespół Ekspertów ING Księgowość