Kody QR KSeF – od kiedy będą obowiązkowe? 

2025-12-30

 

Przekazanie faktury ustrukturyzowanej poza systemem KSeF wymaga umieszczenia na dokumencie specjalnego kodu QR. W jakich sytuacjach stanie się to obowiązkowe? Od kiedy trzeba stosować kod QR? Jak wygenerować kod i prawidłowo umieścić go na fakturze? Sprawdzamy!

Kiedy pojawi się kod QR na fakturze KSeF?

Kody QR (ang. Quick Response), czyli dwuwymiarowe kody kreskowe są od lat stosowane w obiegu informacji, ułatiwają szybkie otwieranie stron internetowych, pobieranie aplikacji czy udostępnianie sieci Wi-FI. Odczytanie zawartych w kodzie QR informacji jest możliwe za pomocą aparatu w smartfonie.  Od  2026 r. Staną się również elementem obsługi faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Od 1 lutego 2026 r. KSeF dla większości firm w Polsce będzie głównym kanałem obiegu dokumentów ustrukturyzowanych. Oznacza to, że co do zasady faktury będą wystawiane i odbierane bezpośrednio w systemie KSeF, bez konieczności wysyłania dokumentów w formie PDF czy papierowej.

Od tej zasady wprowadzono jednak wyjątki.  Jeżeli nabywca nie ma możliwości odbioru faktury przez KSeF i dokument jest przekazywany w inny, uzgodniony sposób (np. PDF, wydruk) konieczne będzie dodanie na fakturze kodu QR. Kod ten pozwoli nabywcy zweryfikować dokument i odczytać dane zapisane w KSeF.

Kod QR na fakturze KSeF

Zgodnie z art. 106gb Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku VAT, zastosowanie kodu QR na fakturze KSeF będzie obowiązkowe w przypadku:

• udostępnienia dokumentu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
• użycia faktury poza systemem KSeF (np. Jako załącznik PDF, dokument do wydruku).

•  Obowiązek dotyczy m.in. sytuacji, gdy:miejscem świadczenia jest terytorium  innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego,
• nabywcą jest podmiot, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT,
• nabywcą jest podmiot, który nie posiada numeru NIP,
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

W takich przypadkach faktura ustrukturyzowana jest przekazywana w sposób uzgodniony z odbiorcą, a sprzedawca ma obowiązek umieszczenia na niej kodu QR.

Kod QR ma umożliwić nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej oraz sprawdzenie danych umieszczonych na dokumencie.

Przykład:

Pani Anna prowadzi działalność gospodarczą – sklep internetowy z artykułami fryzjerskimi. Na żądanie klientki – osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, wystawiła fakturę sprzedaży produktów ze sklepu internetowego. Ponieważ nabywca nie jest przedsiębiorcą i nie ma dostępu do KSeF, a faktura zostanie przekazana poza systemem – w formie pliku PDF, a pani Anna jest zobligowana do umieszczenia na dokumencie kodu QR.

Kod QR KSeF – kiedy stanie się obowiązkowy?

Pełne wdrożenie przepisów regulujących funkcjonowanie KSeF było wielokrotnie odraczane. Ostatecznie obowiązek umieszczania kodów QR na fakturach wystawianych w KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r.

Warto jednak zaznaczyć, że mniejsze przedsiębiorstwa mają przesunięty termin wdrożenia KSeF do 1 kwietnia 2026 r., a podmioty wykluczone cyfrowo – do 1 stycznia 2027 r. To także wpływa na kwestie stosowania kodów QR.

KSeF – co mówi rozporządzenie o kodzie QR?

Projektowane rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest obecnie w fazie konsultacji. Jego nowa wersja ma obowiązywać już od 1 lutego 2026 r. Przepisy mówią o tym, że kod QR zamieszczany na fakturach ma postać dwuwymiarowego, kwadratowego znaku graficznego odpowiadającego normie ISO/IEC 18004:2015.

Zgodnie z nowymi przepisami, podatnik ma obowiązek umieścić na fakturze wystawionej online jeden kod QR. Szczególna sytuacja dotyczy dokumentów generowanych w przypadku niedostępności systemu KSeF w:

• trybie offline,
• trybie offline24,
• trybie awaryjnym.

Wówczas faktura jest przekazywana do nabywcy jeszcze przed wysłaniem do KSeF. W takiej sytuacji podatnik ma obowiązek umieszczenia dwóch kodów QR:

• pierwszy kod oznaczony „OFFLINE”,
• drugi kod oznaczony „CERTYFIKAT”.

Natomiast gdy faktura została już przesłana do KSeF i jest przekazywana lub używana poza systemem, wtedy wystarczy jeden kod QR zawierający numer faktury nadany przez KSeF.

Jakie zmiany wprowadza kod QR w systemie KSeF?

• Kod QR pozwala nabywcy na sprawdzenie, czy faktura została zgłoszona do KSeF.
• Ułatwia nabywcy weryfikację poprawności danych widocznych na fakturze.
• Weryfikacja odbywa się np. poprzez zeskanowanie kodu QR lub kliknięcie w link, co daje dostęp do informacji podstawowych (np. numer KSeF faktury, data wystawienia) oraz po dodatkowej autoryzacji – pobranie faktury.
• W trybach awaryjnych potwierdza integralność i autentyczność dokumentu.
• Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania procesu wystawiania faktur, oprogramowania księgowego i wizualizacji faktur (PDF, wydruk).

Kod QR w KSeF – jak go prawidłowo umieścić na fakturze?

Sprzedawca może wygenerować kod QR za pomocą bezpłatnego oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub dotychczas używanego oprogramowania księgowego zintegrowanego z KSeF.

• Kod QR powinien być czytelny, umieszczony w miejscu widocznym, zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015.
• Pod kodem powinien znajdować się odpowiedni opis:

- w trybie online – numer KSeF faktury;

- w trybie offline – „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

• Jeśli wizualizacja faktury nie pozwala na naniesienie graficznego kodu (np. czysty plik XML), wtedy kod QR lub link weryfikacyjny powinien być przekazany odbiorcy osobno.

Podsumowując, dzięki kodom QR w KSeF możliwe będzie szybkie potwierdzenie autentyczności faktury oraz łatwiejszy dostęp do jej danych. Nowy system zwiększa bezpieczeństwo procesu fakturowania. Chociaż w początkowej fazie oznacza to konieczność dostosowania systemów i przeszkolenia pracowników, to w długofalowej perspektywie przynosi wiele korzyści.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość