Czy faktury zagraniczne są widoczne w KSeF?

2026-02-25

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF już wkrótce zrewolucjonizuje funkcjonowanie polskich firm. Mnożą się pytania o działanie nowej platformy – również wśród przedsiębiorstw, które współpracują z międzynarodowymi kontrahentami. Czy faktury zagraniczne trafiają do KSeF? Sprawdzamy!

Jakie faktury trafiają do KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. największe polskie firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe przedsiębiorstwa, będą zobowiązane do wystawiania i przesyłania faktur w KSeF. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy transakcji sprzedaży towarów lub świadczenia usług na rzecz:

• krajowych firm,
• zagranicznych podmiotów.

Co do zasady każda faktura wystawiana na rzecz innej firmy (obrót B2B) powinna być generowana w formie ustrukturyzowanej – w jednolitym standardzie i formacie XML, zgodnie ze strukturą logiczną FA(3). Dotyczy to także transakcji międzynarodowych, takich jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy eksport.

Oczywiście od tej zasady są wyjątki. W KSeF nie trzeba wystawiać faktur m.in.:

• w transakcjach B2C – dla osób fizycznych nieprowadzących działalności,
• w przypadku sprzedaży VAT OSS.

Czy faktury od kontrahentów zagranicznych są widoczne w KSeF?

Nie, KSeF to polska platforma, przeznaczona dla podatników posiadających polski NIP. Oznacza to, że zagraniczne firmy, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie mają obowiązku korzystania z KSeF.

Faktury wystawiane przez zagraniczne podmioty (np. niemieckiego czy chińskiego kontrahenta) na rzecz polskiej firmy nie pojawią się w KSeF. Takie dokumenty nadal będą przekazywane w dotychczasowej, ustalonej przez strony formie, np. papierowej lub elektronicznej. Obowiązkiem polskiego nabywcy jest ich prawidłowe zaksięgowanie i ujęcie w ewidencji VAT.

Faktury zagraniczne w KSeF – jak to sprawdzić?

KSeF nie obsługuje faktur otrzymywanych od zagranicznych dostawców, nie można więc sprawdzić ich w systemie. Z kolei polskie firmy wystawiające faktury w KSeF na rzecz zagranicznych klientów muszą pamiętać o tym, że kontrahent nie ma dostępu do systemu. Konieczne jest zatem przekazanie dokumentu odbiorcy poza KSeF. Można to zrobić:

• w formie papierowej lub elektronicznej (np. jako PDF),
• jako wizualizację faktury z kodem QR, który umożliwia weryfikację dokumentu w KSeF – również dla podmiotów, które nie mają dostępu do systemu.

Wizualizacja faktury może być sporządzona w obcym języku, np. angielskim, co ułatwia komunikację z międzynarodowymi partnerami.

Samofakturowanie a faktury zagraniczne w KSeF

W niektórych relacjach handlowych dopuszcza się tzw. samofakturowanie, czyli wystawienie faktury przez nabywcę w imieniu dostawcy. Jest to możliwe również w przypadku podmiotów zagranicznych, pod warunkiem że:

• strony zawarły umowę o samofakturowaniu,
• polski podatnik VAT nadał zagranicznemu kontrahentowi odpowiednie uprawnienia w KSeF,
• zagraniczny podmiot posiada dane niezbędne do wystawienia faktury (np. NIP sprzedawcy).

Obowiązek wprowadzenia faktury do KSeF spoczywa zawsze na polskim podatniku VAT, nawet jeśli dokument przygotowuje zagraniczny partner.

Faktury unijne i spoza UE a KSeF – w praktyce

• Przed wystawieniem faktury kontrahentowi z UE, sprawdź status podmiotu w VAT Unijny (za pomocą systemu VIES).
• Ustal z kontrahentem sposób przekazywania faktury zagranicznej – np. w formie PDF-a lub wizualizacji z kodem QR.
• Upewnij się, że na fakturze wskazano odpowiednie dane – m.in. walutę obcą, kurs waluty (jeśli dotyczy), prawidłową stawkę VAT.

Przykład:

Pan Wiesław prowadzi sklep internetowy z częściami samochodowymi. Część towaru sprzedaje dla przedsiębiorstw zagranicznych – w tym przypadku po wejściu w życie obowiązku KSeF będzie zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i przekazywania ich odbiorcom poza systemem. Jeśli z kolei kupi od zagranicznej firmy towar do swojego sklepu – faktura zagraniczna nie trafi do KSEF, a będzie przekazana w dotychczasowej formie.

Jak postępować z fakturami zagranicznymi, które nie trafiają do KSeF

Ministerstwo Finansów potwierdza, że przedsiębiorcy nie mają obowiązku przekazywania od zagranicznych kontrahentów do KSeF – nie muszą więc ręcznie wprowadzać faktur do systemu. Przedsiębiorcy faktury zakupu od firm poza polski będą ewidencjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami. Transakcje udokumentowane takimi fakturami powinny być odpowiednio zaksięgowane, a także zarejestrowane w ewidencji VAT.

Jeżeli zachodzi  obowiązek wystawienia faktury w KSeF to należ ją wystawić i przekazać do KSeF, a następnie dostarczyć kontrahentowi w formie ustalonej. Jeżeli natomiast dokument wystawia kontrahent zagraniczny i nie prowadzi działalności w Polsce – faktura nie będzie w KSeF, ale podlega innym obowiązkom księgowym i VAT-owskim.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość