Czy będą powiadomienia z KSeF o nowych fakturach?

2026-02-02

Wraz z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur przedsiębiorcy muszą przygotować się na zmiany w sposobie wystawiania i odbierania dokumentów. Od lutego 2026 r. zacznie on obowiązywać duże firmy, a od kwietnia 2026 r. pozostałych.

Jednym z najczęściej pojawiąjących się pytań jest to, czy system będzie informował o nowych fakturach. Sprawdzamy, jak działa KSeF i z jakich narzędzi można korzystać, aby nie przeoczyć nowych dokumentów.

Czy KSeF wysyła powiadomienia o nowych fakturach?

Obecnie KSeF nie wysyła żadnych powiadomień o wystawionych fakturach. System nie generuje alertów o pojawieniu się nowych faktur oraz nie przesyła informacji w formie SMS-ów czy e-maili. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy odbierają w KSeF dokumenty od swoich kontrahentów, muszą na bieżąco sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury.

Warto pamiętać, że za datę otrzymania faktury uznaje się datę nadania jej numeru identyfikującego w KseF, co w praktyce oznacza datę przesłania dokumentu do systemu, a nie moment, w którym przedsiębiorca faktycznie zapoznał się z dokumentem.

Zasada ta nie obejmuje faktur od kontrahentów zagranicznych, ponieważ nie wystawiają oni dokumentów w KSeF. Dokumenty nadal będą przekazywane jak dotychczas– elektronicznie lub tradycyjnie (w formie papierowej).

Jak sprawdzić nowe faktury w KSeF?

Przedsiębiorcy mogą odbierać faktury z KSeF za pośrednictwem bezpłatnych, rządowych aplikacji, takich jak:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• Aplikacja Mobilna KSeF,
• Aplikacja e-mikrofirma.

Wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych jest też możliwe za pośrednictwem komercyjnych programów księgowych, np. usługi ING Księgowość połączonej z KSeF.

Niestety rządowe aplikacje nie przesyłają powiadomień z KSeF o nowych fakturach. Taką funkcję posiadają za to programy księgowe zintegrowane z KSeF, np. poprzez interfejs programistyczny API. Łączą się one z systemem, pobierają nowe faktury i wysyłają użytkownikom powiadomienia z KSeF, np. mailowe.

Powiadomienia o fakturach w systemie ING Księgowość

ING Księgowość umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF – zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Użytkownik może zdecydować, czy dokumenty będą pobierane:

• codziennie o wybranej godzinie,
• cyklicznie – np. co kilka godzin lub co określoną liczbę dni.   

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi monitorować systemu ręcznie. Nowe faktury pojawią się automatycznie w panelu w wybranym harmonogramie pobierania.

Jak włączyć odbieranie informacji o nowych fakturach w ING Księgowość?

Żeby zintegrować KSeF z ING Księgowość, wystarczy:

• zalogować się do ING Księgowość,
• wybrać zakładkę „Usługi dodatkowe”, a następnie „Krajowy System e-Faktur”,
• kliknąć „Token z Krajowego Systemu e-Faktur” oraz „Rozpocznij integrację” lub „Uruchom KSeF”
• włączyć nowe okno w przeglądarce i przejść na stronę Ministerstwa Finansów,
• wprowadzić NIP firmy i uwierzytelnić,
• zalogować się, np. profilem zaufanym,
• wygenerować token,  
• skopiować i wkleić token w systemie ING Księgowość – pole „Numer tokena”,
• kliknąć „Integruj z KSeF”.

Aby  faktury zakupowe pobierały się  automatycznie z systemu KSeF do ING Księgowość, należy dodatkowo w Dane i Ustawienia -> KSeF -> zaznaczyć opcję „Pobieraj faktury w tle” i określić częstotliwość ich pobierania. ING Księgowość umożliwia pobieranie zarówno faktur zakupowych, jak i sprzedażowych – lub tylko jednego rodzaju dokumentu w wybranym cyklu.

Dlaczego warto korzystać z integracji KSeF z systemem księgowym

Chociaż Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje, z których można korzystać do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych, to nie zapewniają one pełnej funkcjonalności systemu.

Przykładowo:

• nie wysyłają powiadomień o nowych fakturach,
• umożliwiają jedynie odczyt faktur z załącznikami, ale nie ich wysyłkę do kontrahentów.  

Systemy księgowe zintegrowane z API KSeF – takie jak ING Księgowość – umożliwiają pełną automatyzację pracy, w tym:

• pobieranie wszystkich dokumentów bez logowania do KSeF
• przechowywanie faktur w jednym miejscu- dokumenty są przechowywane centralnie, w jednym miejscu, a system jest zgodny z przepisami i podlega aktualizacjom,
• ustawienie harmonogramu pobierania dokumentów- użytkownik może ustawić automatyczne pobieranie wybranych dokumentów z KSeF i w ten sposób zyskać pewność, że nie przegapi żadnych wystawionych przez kontrahentów faktur,
• bezpłatną integrację z KSeF dla wszystkich klientów ING Księgowość

Podsumowując, obecnie KSeF nie umożliwia wysyłania powiadomień lub alertów o nowych fakturach. Takie rozwiązanie oferują jednak komercyjne programy księgowe, które są odpowiednio zintegrowane z systemem. ING Księgowość pozwala na pobieranie faktur automatycznie. Usługa umożliwia też ustalenie częstotliwości pobierania dokumentów z KSeF. Integracja ING Księgowość z KSeF pozwala zautomatyzować pracę działów odpowiedzialnych za fakturowanie w firmie i zapewnia pełną kontrolę nad rozliczeniami.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość