Bilety parkingowe a KSeF – czy można je wprowadzić i jak je rozliczyć?

2025-12-23

 

Od 1 lutego 2026 r. większe firmy w Polsce zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Zmiana ta ma usprawnić obieg dokumentów i ułatwić kontrole skarbowe. Okazuje się jednak, że nie wszystkie dokumenty używane w działalności trafią do systemu. Bilety parkingowe a KSeF – jakie są zasady? Czy trzeba je wprowadzać do systemu?

Bilety parkingowe a koszty firmowe i ewidencja VAT

Opłaty za parking są powszechnym wydatkiem w wielu przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych, które w ramach codziennej pracy korzystają z samochodu. Wydatki związane z parkowaniem mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile mają związek z prowadzoną działalnością.

Jeżeli pojazd jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, koszt biletu parkingowego można odpowiednio rozliczyć w kosztach.  Dla podatników VAT ważne jest również to, że w pewnych przypadkach z biletu parkingowego można odliczyć VAT – o ile na dokumencie znajdują się dane wymagane dla tzw. faktury uproszczonej (m.in. NIP sprzedawcy, kwota brutto, stawka podatku).

 

Czy bilet parkingowy można wprowadzić do KSeF?

Nie, jednorazowe bilety parkingowe nie będą trafiać do KSeF. Chociaż dokumenty tego typu mogą być traktowane jako faktury uproszczone, to ustawodawcy wykluczyli je z obowiązku wystawiania w formie ustrukturyzowanej i przesyłania do KSeF. Dotyczy to również innych podobnych opłat, takich jak bilety za przejazdy komunikacją miejską, przejazdy kolejowe czy opłaty autostradowe.

Jest to krok w stronę przedsiębiorców – Ministerstwo Finansów zdecydowało się nie komplikować sytuacji firm, które w obliczu wdrażania KSeF mają dużo obowiązków. Przedsiębiorcy korzystają z takich dokumentów często i w sposób nieregularny, a wymóg przesyłania ich do KSeF byłby zbyt uciążliwy.

Nie oznacza to oczywiście, że firmy nie będą mogły ujmować takich wydatków w kosztach prowadzenia działalności. Stanowią one dokument księgowy i przedsiębiorcy dalej mogą rozliczać je w taki sam sposób, jak przed wdrożeniem KSeF.

Przykład:

Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – jest tzw. złotą rączką. Często dojeżdża do klientów w centrum miasta. Korzysta z miejskiego parkometru i za każdy postój w strefie płatnego parkowania otrzymuje bilet parkingowy. Na bilecie widnieją następujące informacje – data, czas postoju oraz kwota brutto. Bilet nie uwzględnia NIP nabywcy, dlatego nie stanowi faktury uproszczonej.

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nic się nie zmieni – bilety nie trafią do KSeF, bo jednorazowe opłaty parkingowe są wyłączone z systemu. Pan Marek powinien zachować oryginalne papierowe bilety i dołączyć je do dokumentów księgowych. Księgowa ujmie wydatek jako koszt uzyskania przychodu, jednak bez prawa do odliczenia VAT.

Kiedy bilet parkingowy może być fakturą w KSeF?

W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, gdy dokumentowany jest wynajem długoterminowy  miejsca parkingowego lub usługa parkingowa w modelu abonamentowym. W takiej sytuacji operator parkingu może wystawić standardową fakturę VAT. Od wejścia obowiązkowego systemu KSeF relacji B2B będzie to obowiązkowo faktura ustrukturyzowana, która trafi do KSeF. Jednorazowy bilet z parkometru nadal jednak pozostanie dokumentem poza systemem.

Uwaga! Z podobną sytuacją będziemy mieć do czynienia w przypadku abonamentów autostradowych. Wówczas operator wystawia fakturę zbiorczą, która – po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF – trafi do systemu.

Przykład:

Pani Jolanta – właścicielka salonu piękności, wykupuje miesięczny abonament w parkingu podziemnym. Firma zarządzająca parkingiem wystawia jej faktury VAT. Po wejściu w życie obowiązku KSeF kolejne dokumenty będą musiały być przesyłane do KSeF.

Jak rozliczyć bilet parkingowy w KSeF?

Przedsiębiorcy nie przesyłają biletu parkingowego do Krajowego Systemu e-Faktur, jednak proces księgowania takiego wydatku pozostanie bez zmian. Jak ująć koszt w firmowych rozliczeniach?

• Zachowaj oryginał biletu, np. papierowy lub elektroniczny (z aplikacji),
• Jeśli bilet spełnia warunki faktury uproszczonej, możliwe jest odliczenie VAT,
• Jeśli nie spełnia, koszt możesz ująć w Książce Przychodów i Rozchodów w kwocie brutto bez prawa do odliczenia podatku VAT.
• Przechowuj dokument i udostępnij go organom skarbowym w razie kontroli.

Podsumowując, chociaż od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowym narzędziem dla większości polskich firm, bilety parkingowe nie będą do niego trafiać. Celem ustawodawców było zachowanie prostych zasad rozliczeń, bez komplikowania sytuacji przedsiębiorców. Bilety parkingowe nadal mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a przedsiębiorca powinien jedynie zachować oryginał dokumentu i ująć go w rozliczeniach na dotychczasowych zasadach. Wyjątkiem będą tylko te usługi parkingowe, które są potwierdzane fakturą VAT. W takiej sytuacji operator wystawi dokument w KSeF i skąd będzie można pobrać fakturę do rozliczenia.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość