Jak legalnie wysyłać oferty handlowe?

2022-04-25

Jedną z dróg pozyskiwania klientów jest tak zwany cold mailing lub zimne telefony. Jedno i drugie potrafi być mocno uciążliwe dla osób, które mają być odbiorcami takich informacji. Cold mailing to nic innego jak wysyłanie swoich ofert handlowych do potencjalnych klientów. Problem polega jednak na tym, że ci potencjalni klienci wcale o nie nie prosili. Tak samo jest z telefonami. Nikt nie zostawiał swojego numeru, nie prosił o kontakt, a konsultant dzwoni, oferuje i zaprasza.

Polskie przepisy prawa uregulowały to „nagabywanie” w roku 2013. Zostały określone i wprowadzone zasady, które jednoznacznie mówią, w jakich sytuacjach można przesłać ofertę handlową, a w jakich nie powinno się tego robić. Oto najważniejsze informacje w tym temacie.

Nowe regulacje prawne
Zgodnie z przepisami z 21 stycznia 2013 roku uregulowane zostało przesyłanie ofert handlowych na prywatne adresy mailowe do osób fizycznych. Zgodnie z wprowadzonymi zasadami nie wolno wysyłać ofert handlowych od firm do osób fizycznych.

Co więcej, zakaz został rozszerzony o adresy mailowe w domenie firmowej, które zawierają imię i nazwisko konkretnego pracownika, jak w przykładzie w nawiasie (jan.kowalski@nazwafirmy.pl).

Co to oznacza? Nawet jeżeli poczta mailowa należy do firmy, jest to skrzynka służbowa, to i tak nie wolno na ten adres wysłać niezamówionej oferty handlowej. Jeżeli jest ona zamówiona (nadawca otrzyma wcześniej wiadomość z prośbą o kontakt lub przesłanie oferty), to jak najbardziej można ją przesłać. Nie wolno jedynie robić tego z własnej inicjatywy.

Na jakie adresy można przesyłać niezamówioną ofertę handlową?
Niezamówioną ofertę handlową można przesyłać na adresy mailowe firm, ale takie, które nie pozwalają na personalne zidentyfikowanie odbiorcy. Będą tu więc: biuro@… kontakt@…, sekretariat@… i temu podobne.

Trzeba o tym pamiętać, ponieważ samowolne przesyłanie niezamówionej oferty handlowej na inne adresy niż te „ogólne” może poskutkować poważnymi konsekwencjami, które poniesie sam nadawca.

Wysłanie niezamówionej oferty handlowej na adres imienny lub prywatny – konsekwencje
Co może się zdarzyć po przesłaniu niezamówionej oferty handlowej na adres imienny lub prywatny? Wachlarz zdarzeń jest bardzo szeroki. Jeżeli odbiorca nic z tym nie zrobi, w żaden sposób nie zareaguje i nie zgłosi zdarzenia  - nie stanie się nic. Mail trafi prawdopodobnie do „spamu” lub kosza i jedyną stratą będzie strata czasu na jego przesłanie.

Jeżeli jednak odbiorca zdecyduje się podjąć kroki prawne w celu ukarania nadawcy, to ma do dyspozycji dwie ustawy, których przepisy zostały naruszone.

Chodzi o ustawę dotyczącą świadczenia usług drogą elektroniczną oraz o ustawę o ochronie danych osobowych.

W przypadku ustawy dotyczącej świadczenia usług drogą elektroniczną, jest to złamanie przepisu, który zakazuje przesłania maila na adres prywatny lub imienny adres w domenie firmowej.

Natomiast ustawa o ochronie danych osobowych obejmuje swoimi przepisami również maile, w których znajduje się imię i nazwisko, nawet jeżeli są one w domenie firmowej. Imię i nazwisko pozwala na identyfikację człowieka, są to więc dane wrażliwe i bez zgody ich właściciela nie wolno z nich korzystać.

Za naruszenie tych przepisów (ustawy dot. świadczenia usług drogą elektroniczną i ustawy o ochronie danych osobowych) grozi kara grzywny. Zależnie od tego, jak duże jest to naruszenia i jak uporczywe było przesyłanie tych „zimnych maili” wysokość grzywny może być zmienna.

Co zrobić, gdy jedyny kontakt do firmy jest właśnie imienny?
W takiej sytuacji jedyną legalną i dopuszczalną przez przepisy drogą jest wysłanie maila z zapytaniem, czy jest to adres firmowy i służy do kontaktów służbowych, czy prywatny w domenie firmowej. W tej samej wiadomości można od razu zapytać, czy jest możliwe przesłanie na ten adres oferty handlowej.

Jeżeli przyjdzie odpowiedź z informacją, że jest to adres firmowy i służy do kontaktów z przedsiębiorstwem, można bezpiecznie przesłać ofertę. Przesłanie również jest możliwe, gdy w treści maila znajdzie się na to wyraźne pozwolenie.

Brak odpowiedzi ze strony odbiorcy należy traktować jako brak zgody na przesłanie oferty

Zespół Ekspertów ING Księgowość