Informacje i komentarze ekspertów

Wydatek w walucie obcej poniesiony przez pracownika podczas podróży służbowej

23 sty 2019

Po jakim kursie należy go rozliczać?

W ewidencji księgowej, przedsiębiorca wykazuje przychody i koszty w walucie polskiej. Jeśli osiąga przychód lub ponosi koszt w walucie obcej, wówczas dla celów księgowych musi przeliczyć wartość przychodu lub poniesionego kosztu według odpowiedniego kursu NBP.

Wydatek w walucie obcej poniesiony przez pracownika

Często zdarza się, że pracodawca wypłaca pracownikowi zaliczkę na poczet podróży służbowej, z której pracownik po zakończeniu delegacji musi się rozliczyć. Poniesione podczas delegacji wydatki mogą być udokumentowane fakturą, rachunkami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku. Po jakim zatem kursie należy rozliczyć takie wydatki w walucie obcej?

Co do zasady ogólnej zgodnie z art. 11a ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty w walucie obcej przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

I tak średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji zastosujemy w przypadku wydatków udokumentowanych dowodami, które nie zawierają danych nabywcy np.: opłata za przejazd autostrada lub paragon za taksówkę, wydatków udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na pracownika oraz wydatków nieudokumentowanych fakturami i rachunkami np.: diety należne pracownikowi.

Natomiast średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzający dzień wystawienia faktury ma zastosowanie, jeżeli pracownik został upoważniony przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu i tym samym otrzymuje faktury wystawione na firmę.

Podsumowując można stwierdzić, że kluczowym czynnikiem mającym wpływ na zastosowanie prawidłowego kursu będzie sposób udokumentowania poniesionego wydatku. W przypadku gdy wydatek poniesiony w walucie obcej jest udokumentowany fakturą wystawioną na przedsiębiorcę zastosowanie ma kurs z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Natomiast w przypadku rozliczania wydatków na podstawie druku delegacji, należy stosować kurs z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji krajowej.

Zespół Wsparcia ING Księgowość