Informacje i komentarze ekspertów

Poczta i kurier

10 gru 2018

Jak rozliczać umowy z tego rodzaju firmami?

Prowadzenie działalności gospodarczej niekiedy wiąże się z przesyłaniem do innych miast czy nawet krajów różnorodnych dokumentów, przesyłek czy paczek. Jeżeli przesyłki realizowane są regularnie, warto rozważyć zawarcie umowy abonamentowej z usługodawcą. Takie rozwiązanie jest korzystniejsze finansowo i usprawnia funkcjonowanie firmy. Warto jednak wiedzieć, jak takie umowy należy rozliczać i jak traktuje je prawo podatkowe.

Dostarczanie przesyłek

Dostarczanie przesyłek jest istotne szczególnie w przypadku prowadzenia sprzedaży internetowej oraz przy podpisywaniu ważnych dokumentów, które w określonym terminie muszą się z naleźć w oryginale u kontrahenta.

 

W obu tych przypadkach warto zawrzeć umowę z firmą kurierską lub Pocztą Polską. Taka umowa pozwala na uproszczenie procedur związanych z nadawaniem i dostarczaniem do adresatów przesyłek. Można uniknąć niepotrzebnego oczekiwania w kolejkach, wypełniania za każdym razem tych samych dokumentów czy jednorazowego opłacania każdego listu. Poza tym, tego rodzaju usługi w formie abonamentowej są też korzystniejsze finansowo. Opłacanie każdego listu czy paczki osobno jest droższe niż realizowanie takich przesyłek w pakiecie.

 

Rozliczanie przesyłek przekazywanych za pomocą Poczty Polskiej

Przy opłacaniu pojedynczych przesyłek, bez umowy z Pocztą, do ich zaksięgowania nie są potrzebne faktury. W pełni będą tu wystarczające paragony otrzymane w urzędzie pocztowym. Jeżeli natomiast takich przesyłek w miesiącu jest dużo, to można je zaksięgować zbiorczo na podstawie jednego dokumentu wewnętrznego. Ważne jednak, by w tym przypadku prowadzić rejestr nadań. Na jego podstawie można wystawić dokument wewnętrzny, zawierający zestawienie wszystkich nadań.

 

Takie rozwiązanie jest znacznie prostsze i oszczędza sporo czasu w stosunku do księgowania każdej przesyłki listowej czy każdej paczki.

 

Fakt, że nie konieczne jest pozyskanie faktury z poczty, wynika z tego, że usługi pocztowe są zwolnione z podatku VAT. Jednocześnie, ustawodawca określił, że tego rodzaju wydatki powinny się znaleźć w kolumnie 13 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to kolumna zatytułowana (pozostałe wydatki).

 

W przypadku podpisania umowy z Pocztą Polską na świadczenie usług abonamentowo, również wystarczy opłacony rachunek.

 

Rozliczanie przesyłek przekazywanych przez inne podmioty

Jeżeli dostarczaniem umów i przesyłek zajmują się dla danego przedsiębiorcy inne podmioty, to tu już koniecznym jest pozyskanie faktury, jako dowodu opłacenia tych usług. Podmioty, które w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej oferują dostarczanie listów, dokumentów i przesyłek o różnych gabarytach, nie są zwolnione z opodatkowania podatkiem VAT. Są więc zobowiązane do wystawiania faktur sprzedażowych.

 

Na ich podstawie, przedsiębiorca korzystający z usługi może nie tylko dokonać włączenia tych wydatków w koszty uzyskania przychodu, a tym samym obniżyć podstawę opodatkowania, ale również  dokonać odliczenia podatku VAT, a to również nie pozostaje bez znaczenia.

 

Wprowadzenie kosztów usług kurierskich do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, zależne jest od tego, w jakich okolicznościach z usługi skorzystano. Jeżeli kurier został zamówiony, aby od dostawcy odebrać towar, który przedsiębiorca następnie będzie sprzedawał, to wówczas musi to być zaksięgowane w kolumnie 11, jako koszty uboczne zakupu.

 

Jeżeli jednak to przedsiębiorca coś nadaje – towar lub dokumenty – to wówczas koszty tego nadania księguje w kolumnie nr 13, czyli pozostałe wydatki.

 

Bardzo ważne jest utrzymanie porządku i dobrej organizacji w zakresie przesyłek odbieranych i nadawanych, ponieważ ten porządek będzie potem odzwierciedlony w prawidłowym zaksięgowaniu i rozliczeniu wszystkich kosztów związanych z dostawą i odbiorem towarów.

Zespół Wsparcia ING Księgowość