Informacje i komentarze ekspertów

Rozliczanie ZUS przedsiębiorcy w KPiR

11 wrz 2018

Co i kiedy należy wprowadzić?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością odprowadzania obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, ale również z koniecznością poprawnego prowadzenia księgowości i wszelkich rozliczeń.
 

Składki ubezpieczeniowe

Zgodnie z przepisami, każdy przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzania za siebie składek ubezpieczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W pierwszym etapie prowadzenia działalności, po spełnieniu określonych warunków, każdemu przedsiębiorcy przysługuje tak zwany preferencyjny ZUS. Nazywany bywa również „małym”, ponieważ składki za ubezpieczenie są znacząco pomniejszone. W tym okresie, przedsiębiorca jest też zwolniony z konieczności odprowadzania składek na Fundusz Pracy. Po upływie tego okresu należy odprowadzać już pełny ZUS. Są to składki w pełnej wysokości odprowadzane na:

  • ubezpieczenie emerytalno-rentowe
  • ubezpieczenie zdrowotne
  • Fundusz Pracy

Składki należy odprowadzać do dziesiątego dnia miesiąca, po miesiącu rozliczeniowym. Są to więc składki płacone „z dołu”. Dzięki nim przedsiębiorca ma prawo do bezpłatnej opieki medycznej, ale również zyskuje prawo do emerytury i renty.

Składki ubezpieczeniowe są obowiązkowe i nie można zostać z nich zwolnionym. Jedyną sytuacją, w której można nieco pomniejszych składki społeczne (emerytalno-rentowe), jest zwolnienie lekarskie, w czasie którego przedsiębiorcy nie wolno wykonywać pracy w ramach swojej działalności gospodarczej.

Rozliczanie składek odprowadzanych do ZUS

W związku z tym, że jest konieczność odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przedsiębiorcy chcą te koszty wliczyć do wydatków firmowych, by w ten sposób obniżyć podstawę opodatkowania swojej działalności.

Warto jednak wiedzieć, jakie zasady obowiązują przy tego rodzaju rozliczeniach i w jakiej wysokości składki mogą zostać odprowadzone. Ważną kwestią jest również to, czy wszystkie składniki składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą zostać rozliczone.

Rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne

Składki na ubezpieczenie społeczne można rozliczyć na jeden z dwóch sposobów. Po pierwsze, można je wliczyć do kosztów uzyskania przychodu w Księdze Przychodów i Rozchodów. Służy temu rubryka nr 13. „pozostałe wydatki”. W ten sposób w czasie co miesięcznego rozliczenia zmniejsza się podstawa opodatkowania, można więc odprowadzić przez to mniejszy podatek.

Drugim rozwiązaniem jest wprowadzenie składki jako odliczenia od dochodu przy obliczaniu zaliczki na podatek.

Przedsiębiorca, który chce rozliczać odprowadzane przez siebie składki na ubezpieczenie społeczne, powinien zdecydować się na jedną z opcji i konsekwentnie ją stosować. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, że składki zostaną podwójnie odliczone, ponieważ zostanie to zwyczajnie zakwestionowane przez urząd skarbowy.

Najczęściej wybieraną przez przedsiębiorców formą jest rozliczanie składek przy obliczaniu zaliczki na podatek. Przy czym, składka rozliczana jest za miesiąc, w którym została odprowadzona, a nie za miesiąc, którego dotyczy. Jeżeli przedsiębiorca płaci składkę w lutym, to dotyczy ona zobowiązania za styczeń, ale z racji tego, że płacona jest w lutym, to również w lutym musi zostać rozliczona. Taka praktyka pozwala zachować ład i porządek w rozliczeniach. W ten sposób można też uniknąć podwójnego rozliczenia.

Rozliczanie składki zdrowotnej

Składka zdrowotna, odprowadzana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, to 9% podstawy wymiaru składek. Najpierw więc ustalana jest podstawa wymiaru, następnie od tej podstawy odliczane jest 9% i daje to wartość składki zdrowotnej.

Przepisy jednakże mówią, że składki w takiej wysokości nie można rozliczyć w swoich kosztach. Przedsiębiorca może zaksięgować maksymalnie 7,75% podstawy wymiaru składek. Część składki pozostaje więc nierozliczona i jest kosztem ponoszonym przez przedsiębiorcę poza firmowymi wydatkami.

Rozliczanie składek ubezpieczeniowych to sposób na wykorzystanie tych kosztów obowiązkowych do obniżenia podstawy opodatkowania, a tym samym do odprowadzenia mniejszego podatku.

Zespół Wsparcia ING Księgowość