Informacje i komentarze ekspertów

Ewidencja wyposażenia firmy

8 sie 2018

Jak ją prowadzić?

Prowadzenie ewidencji wyposażenia w firmie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Wyposażenie wchodzi bowiem w skład majątku firmy i jako taki musi być rozliczany w księgach podatkowych, a w przypadku likwidacji firmy, musi również zostać odpowiednio i prawidłowo wykazany. Oczywiście, ewidencja wyposażenia w firmie musi być prowadzona zgodnie z wytycznymi przepisów prawa.

Ewidencja wyposażenia firmy

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażanie firmy został nałożony na przedsiębiorców Rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku. Został on zawarty w części informującej o sposobach prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Zgodnie z zapisanymi w rozporządzeniu przepisami podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą (osoby fizyczne i niektóre spółki), które są zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, są również zobowiązane do prowadzenia spisu dodatkowych wartości materialnych, niematerialnych i prawnych. Poza nimi, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję środków trwałych oraz ewidencję wyposażenia.

Wskazany wyżej obowiązek dotyczy również przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie podatku zryczałtowanego.

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy wyłącznie podatników, którzy rozliczają się w oparciu o kartę podatkową oraz osób, których dochody pochodzą z najmu prywatnego.

W przypadku podatników łączących różne formy generowania przychodów, czyli sytuacji gdy prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą i zajmują się najmem prywatnym, ewidencja wyposażania dotyczy wyłącznie tej części, która wiąże się z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Co powinno się znaleźć w ewidencji wyposażenia?

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać określone, z góry prawnie uregulowane elementy. Prowadzona wyłącznie zgodnie z wytycznymi jest traktowana, jako prowadzona prawidłowo i poprawnie.

W pierwszej kolejności należy więc zdefiniować, co zalicza się do elementów wyposażenia i czym różnią się one od środków trwałych. I tak, do elementów wyposażenia zalicza się te składniki, których użytkowanie jest przewidziane na okres krótszy niż jeden rok lub też ich wartość początkowa jest niewielka, poniżej 10 000zł.

Ewidencja wyposażenia obejmuje swoim zasięgiem te składniki majątku firmy, których wartość nabycia lub wytworzenia przekracza 1500zł. Oczywiście, składniki majątku, których wartość jest mniejsza, również stanowią elementy wyposażenia. Po prostu ustawodawca wyłączył je z obowiązku ich ewidencjonowania. W związku z wcześniej wspomnianym wyłączeniem ze środków trwałych składników majątku o wartości początkowej poniżej 10 000 trzeba pamiętać, że w ewidencji wyposażenia muszą się znaleźć te składniki, których wartość przekracza 1500zł, ale nie przekracza 10 000zł. Gdy wartość danego elementu wyposażenia jest wyższa, wchodzi on w skład środków trwałych i podlega amortyzacji.

Jak prowadzić ewidencję wyposażenia?

Ustawodawca nie narzucił formuły prowadzenia ewidencji wyposażenia. Określił jedynie informacje, które muszą się w niej znaleźć. To, w jaki sposób wizualnie czy organizacyjnie zostanie to przeprowadzone, nie ma większego znaczenia. Informacje, których ustawodawca oczekuje to:

  • Numer porządkowy wpisu
  • Data nabycia wyposażenia
  • Numer dokumentu księgowego, potwierdzającego dokonanie zakupu
  • Nazwę wyposażenia
  • Cenę zakupu lub cenę wytworzenia
  • Numer pozycji z księgi podatkowej, w której nabycie zostało zaksięgowane
  • Datę oraz przyczynę likwidacji elementu wyposażenia oraz sposób dokonania likwidacji (sprzedaż lub darowizna).

Jeżeli ewidencja wyposażenia prowadzona jest na wyposażeniu posiadanym (z różnych, uzasadnionych prawnie powodów), to podatnik w wartości wyposażenia wpisuje jego aktualną, rynkową wartość. Na kolejnych etapach prowadzenia działalności, wprowadza już wartość nabycia lub wytworzenia wyposażenia.

Zespół Wsparcia ING Księgowość