Informacje i komentarze ekspertów

Faktura zaliczkowa a rejestry VAT i KPIR

13 sie 2019

Jak sobie z nią poradzić w tych wypadkach?

O zaliczce mówimy gdy podatnik otrzyma od swojego kontrahenta część należności na poczet przyszłej dostawy towarów bądź wykonania usługi w celu zabezpieczenia wykonania umowy.

W przypadku faktur zaliczkowych moment rozliczenia podatku VAT i podatku dochodowego jest różny. Dlatego faktury zaliczkowe nie są ujmowane w KPIR ani jako koszt, ani jako przychód.

Rozliczenie podatku dochodowego ma miejsce w momencie wystawienia/otrzymania faktury końcowej lub zakończenia świadczenia usługi czy dostawy towarów, natomiast rozliczenie podatku VAT w momencie zapłaty/otrzymania zaliczki.

Przedsiębiorca, który otrzymał zaliczkę ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej po każdorazowym otrzymaniu zaliczki. Otrzymanie zaliczki powoduje obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT, nie jest natomiast opodatkowane podatkiem dochodowym. Faktura zaliczkowa powinna być wystawiona w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Należy jednak pamiętać, że faktura zaliczkowa może być wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.

Przy ewidencjonowaniu faktur zaliczkowych należy pamiętać o tym, że nie traktujemy jej jako przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W związku z tym nie księgujemy faktury zaliczkowej do KPIR. Obowiązek podatkowy co do podatku dochodowego powstanie w tym wypadku w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury (w tym wypadku faktury końcowej bądź ostatniej faktury zaliczkowej, tak by łączna ich wartość wynosiła 100% należności za towar/usługę) albo uregulowania należności.

Jeśli dojdzie do sytuacji, w której nie doszło do sprzedaży, gdyż nabywca po wpłaceniu zaliczki zrezygnował z zakupu towaru lub usługi, wówczas należy wystawić fakturę korygującą. Bowiem przyjmując zaliczkę, fakt ten został odzwierciedlony w ewidencji VAT, w związku z tym wycofanie wpłaconej zaliczki również musi zostać ujęte w ewidencji VAT. W ten sposób nastąpi “wycofanie” z rejestru VAT wcześniej wprowadzonej zaliczki.

Jeśli faktury zaliczkowe obejmują całość zapłaty za dostawę towaru lub wykonanie usługi, nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej, gdyż ostatnia faktura zaliczkowa spełnia jej charakter. Wówczas przychód w KPiR lub Ewidencji Przychodów należy ująć na podstawie wystawionych faktur zaliczkowych, pod datą realizacji transakcji.

Zespół Wsparcia ING Księgowość